A tutti i consegnatari degli uffici centrali

e periferici della Regione

Alle Ragionerie centrali regionali

Ai Direttori regionali

Alla Corte dei conti

e, p.c.

Al Gruppo 3° Provveditorato

Paragrafo I

Beni mobili da inventariare

Classificazione in categorie

Si premette che formano materia dell'inventario tutti i beni mobili propriamente detti (art. 20, comma a) del regolamento di contabilità generale dello Stato di proprietà della Regione acquistati o fatti costruire direttamente con i fondi della Regione o ricevuti a qualsiasi titolo.

Non viene fatto luogo al rinnovo degli inventari dei beni mobili da considerare immobili agli effetti inventariali di cui all'art. 7 del regolamento di contabilità generale dello Stato.

Con riferimento alle disposizioni contenute nell'articolo 21, 3° comma, del D.P.R. n. 718/79, questa Presidenza stabilisce che i beni mobili affidati in gestione ad agenti responsabili vengano suddivisi delle seguenti categorie:

Categoria A

Beni costituenti la dotazione degli uffici, beni mobili delle tipografie, laboratori, officine, centri meccanografici, elettronici con i relativi supporti e pertinenze non aventi carattere riservato; beni mobili di ufficio costituenti le dotazioni di ambulatori di qualsiasi tipo.

Categoria B

Libri e pubblicazioni sia ufficiali (raccolta annua delle Gazzette Ufficiali e degli atti normativi della Repubblica italiana, della Regione Siciliana, dei bollettini ufficiali, ecc.) sia non ufficiali, costituenti la dotazione dell'ufficio (non devono essere inventariati in questa categoria tutti i libri e le pubblicazioni acquistati per essere distribuiti agli impiegati quali strumento di lavoro. Questi beni devono essere iscritti nel registro dei beni di facile consumo).

Categoria C

Materiale scientifico, di laboratorio, oggetti d'arte (quando non devono essere considerati "immobili" agli effetti inventariali); metalli preziosi, strumenti musicali, attrezzature tecniche e didattiche. Attrezzatura sanitaria diagnostica, terapeutica, durevole per ambulatori medici.

Categoria D

Beni assegnati alla conduzione di fondi rustici. Macchine e strumenti agricoli, nonché gli animali adibiti alla coltura dei fondi. Animali di proprietà della Regione.

Armamenti, munizioni, strumenti protettivi, equipaggiamenti, ecc. (Le divise, gli effetti di vestiario, le scarpe, ecc. devono essere contabilizzati nella categoria D fino a quando non vengono immessi in uso, divenendo in tal modo beni di facile consumo).

Automezzi, velivoli, natanti ed altri beni iscritti nei pubblici registri.

Altri beni non classificabili.

Ai fini della su esposta classificazione ed allo scopo di dirimere talune controversie insorte e segnalate dalle diverse amministrazioni in ordine al più appropriato inserimento di taluni beni in determinate categorie, anziché in altre, le amministrazioni stesse avranno cura, nei casi in cui dovessero sorgere perplessità, di seguire il concetto della "strumentalità" che i beni medesimi rivestono rispetto all'attività svolta dall'ufficio. (Esempio: nelle istituzioni scolastiche i computers verranno inseriti nella categoria C se trattasi di strumenti didattici; nella categoria A se trattasi di beni in uso agli uffici amministrativi. I libri e le pubblicazioni ufficiali e non ufficiali acquistati per essere distribuiti agli impiegati quali strumenti di lavoro non devono essere iscritti nella categoria B bensì nel registro dei beni di facile consumo).

Ai sensi dell'art. 99 del D.M. 20 giugno 1987 non vanno inclusi nell'inventario quei beni materiali ed oggetti che per l'uso continuo sono destinati a esaurirsi o a deteriorarsi rapidamente.

Non vanno quindi inventariati i seguenti beni, i quali invece, vanno registrati nei modelli 7 P.M.:

- impianti elettrici per illuminazione, qualunque sia il prezzo, eccetto i lampadari, i diffusori, i lumi da tavolo, che rientrano invece nella categoria A;

- interruttori, commutatori, prese di corrente, porta-lampade, bracci da muro per lampadine elettriche, qualunque sia il prezzo;

- buste per corrispondenza, zerbino, cestini per carta straccia, cuscini per poltrona, ecc., purché il prezzo unitario non sia superiore a L. 10.000;

- cariche di scorta per estintori qualunque sia il prezzo;

- oggetti di vetro, terracotta e di porcellana, qualunque sia il prezzo, fatta eccezione per gli oggetti di pregio e di valore artistico e per gli specchi e servizi completi di vasellame e di cristalleria;

- timbri di gomma e cuscinetti, qualunque sia il prezzo;

- tendine per finestre e balconi, qualunque sia il prezzo;

- impianti di campanelli elettrici, qualunque sia il prezzo, eccettuati i quadri indicatori e le suonerie;

- i libri indicati nella categoria B non soggetti ad inventariazione.

Vanno altresì registrati: gli stampati, i registri, la carta bianca da lettere, i prodotti carto-tecnici, i nastri inchiostrati, i dischetti magnetici, il legname, le colle, i chiodi, le gomme di ricambio per automezzi, le camere d'aria, le stoffe, le soluzioni varie, gli acidi e i liquidi utilizzati nei laboratori e per il funzionamento delle macchine, i piombini, lo spago ed ogni altro prodotto in genere per il quale l'immissione in uso corrisponde al consumo.

I materiali di particolare pertinenza di istituzioni scolastiche: materiale tecnico, scientifico e didattico destinato all'insegnamento e quindi ad usura (libri della biblioteca degli alunni, carte geografiche, lastre fotografiche, diapositive, dischi, filmini, cassette audiovisive, utensili ed attrezzi dei laboratori, oggetti per l'educazione fisica come funicelle, clavette, appoggi, palloni, modelli ed altri oggetti per l'educazione artistica, giocattoli ed altro materiale in uso alle scuole elementari e materne).

I programmi applicativi (software), a prescindere dal costo, in considerazione del loro uso, della loro rapida obsolescenza e della loro particolare natura che non consente l'acquisizione della proprietà ma soltanto il "diritto d'uso" del bene. Al contrario, vanno inventariati i CD contenenti raccolte di leggi, sentenze o banche dati.

Gli oggetti ed i materiali di consumo ricordati devono essere tenuti in evidenza in apposito registro di carico e scarico (art. 23 del D.P.R. n. 718/79) mod. 7/P.M., dal quale devono risultare tutte le variazioni dipendenti dal consumo e dalla distribuzione degli oggetti elencati.

Le medaglie, destinate alla distribuzione, non vengono inventariate ma soltanto registrate, e possono, fra l'altro, affidarsi alla custodia del cassiere con le modalità previste dall'art. 11 del D.P.R. n. 718/79.

E' appena il caso di precisare che gli impianti fissi ed amovibili costituiscono pertinenze degli immobili in cui si trovano e, pertanto, non vanno inventariati.

* * *

E' fatto carico, quindi, ai consegnatari degli uffici centrali e periferici conformare le proprie scritture contabili alla classificazione sopra esposta, predisponendo se del caso i necessari trasferimenti da una categoria all'altra.

Paragrafo II

Ricognizione dei beni mobili

ed eventuali sistemazioni contabili

Si fa presente che secondo le disposizioni contenute nell'art. 19 del D.P.R. n. 718/79 i consegnatari devono provvedere alla rinnovazione degli inventari previa effettiva ricognizione dei beni stessi improntando detta operazione ai principi della trasparenza, ai fini anche dell'accertamento di eventuali responsabilità. La rinnovazione degli inventari deve essere effettuata da una commissione costituita da almeno tre persone dell'ufficio da cui dipende il consegnatario, tra cui il capo dell'ufficio stesso od un suo delegato ed il consegnatario medesimo; nel caso di uffici in cui le funzioni di consegnatario siano esercitate dal responsabile le operazioni anzidette dovranno essere effettuate da quest'ultimo e da altri due impiegati dell'ufficio stesso.

La suddetta commissione dovrà essere nominata con provvedimento formale del capo dell'ufficio da cui dipende il consegnatario.

Le operazioni di cui trattasi dovranno risultare da apposito processo verbale da redigersi in triplice copia e da sottoscriversi da parte di tutti gli intervenuti (allegato n. 1).

Il processo verbale dovrà prevedere la elencazione dei:

a) beni esistenti in uso, ivi compresi quelli rinvenuti in sede di ricognizione e non assunti in carico, nonché gli errori materiali (eventuali) rispetto alle precedenti scritture, riscontrati in sede di ricognizione;

b) beni mancanti (eventuali);

c) beni non utilizzati da mettere a disposizione del patrimonio mobiliare per essere destinati ad altri uffici;

d) beni non più utilizzabili da proporre per il fuori uso.

Si precisa che sulla base di detto verbale sarà compilato il nuovo inventario.

Una copia del cennato processo verbale dovrà rimanere agli atti dell'ufficio del consegnatario, mentre le altre due copie dovranno essere inviate unitamente all'originale e ad una copia del nuovo inventario alla competente Ragioneria centrale, per i riscontri previsti dalla normativa vigente.

Terminate le operazioni di ricognizione dei beni esistenti, la medesima commissione avrà cura, sulla base delle scritture contabili tenute dal consegnatario di completare il processo verbale con l'indicazione del valore dei singoli oggetti inventariati.

Al riguardo potranno verificarsi i seguenti due casi:

1) i beni esistenti rinvenuti con la ricognizione corrispondono esattamente con quelli risultanti dalle scritture contabili. In tal caso, dopo aver effettuato le operazioni di aggiornamento dei valori, di cui si dirà più avanti, si chiuderà il verbale;

2) i beni elencati nel verbale di ricognizione (situazione di fatto) non corrispondono con quelli risultanti dalle scritture contabili (situazione di fatto).

In quest'ultima fattispecie si dovrà procedere alle opportune "sistemazioni contabili" tenendo conto che:

a) in caso di beni rinvenuti e non registrati, definita l'effettività del titolo, sarà necessario procedere prontamente alla loro assunzione in carico, fra le sopravvenienze, nella categoria di appartenenza, annotando ogni utile notizia.

La presa in carico sarà effettuata mediante emissione di buoni di carico, mod. 3 P.M.

Per quanto concerne il valore da attribuire ai cennati beni si precisa che, ove non fosse possibile desumerlo dalla documentazione esistente agli atti dell'ufficio, lo stesso dovrà essere determinato dalla commissione che avrà effettuato la ricognizione con le modalità più avanti illustrate a proposito dell'aggiornamento del valore dei beni medesimi;

b) in caso di meri errori materiali di scritturazione od errori dipendenti da non corrette interpretazioni delle disposizioni vigenti, ovvero di errori conseguenti ad iniziative assunte in casi dubbi o non disciplinati espressamente dalla normativa in vigore, che potrebbero comportare modifiche quantitative nella reale consistenza dei beni rispetto alle vecchie scritture, allora dovrà procedersi alla loro correzione, regolarizzando con le dovute variazioni in aumento o in diminuzione le diverse situazioni riscontrate.

A titolo esemplificativo si riportano qui di seguito alcuni casi emblematici:

- trasferimento di un bene per erronea classificazione da una categoria all'altra;

- attribuzione di un unico numero di inventario per più beni naturalmente distinti (esempio: mobili componenti di uno studio d'ufficio);

- attribuzione di più numeri di inventario a beni strutturalmente e funzionalmente unitari (esempio: cornice e stampa);

- erronea scritturazione nelle quantità caricate e/o scaricate.

Le differenze accertate dovranno essere sistemate con l'emissione, ai soli fini della sanatoria contabile del vecchio inventario, dei buoni di carico e scarico, mod. 3/P.M.;

c) in caso di mancanza di beni per i quali non esiste regolare autorizzazione al discarico, appurata la natura della deficienza, questa dovrà essere segnalata all'amministrazione competente da cui dipende il consegnatario per l'accertamento delle eventuali responsabilità e dei conseguenti addebiti.

Per i beni mancanti, deteriorati o distrutti, nei casi contemplati dall'art. 194 del regolamento di contabilità generale dello Stato, il discarico inventariale sotto il profilo contabile dovrà avvenire mediante l'emissione di apposito decreto assessoriale, su richiesta prodotta e documentata dall'ufficio interessato.

Tale decreto deve essere corredato dalla copia dei documenti giustificativi dai quali deve evincersi che il danno subito dall'amministrazione, o la diminuzione del valore delle cose mobili, non è imputabile al consegnatario stesso.

Non è superfluo sottolineare che il decreto di discarico vale a porre in regola la gestione del consegnatario nei rapporti amministrativi ma non produce alcun effetto di legale liberazione rimanendo integro e non pregiudicato il giudizio della Corte dei conti sulla responsabilità del consegnatario stesso;

d) nel caso in cui, in sede di ricognizione dei beni mobili, la commissione dovesse riconoscere che alcuni beni non fossero più utilizzabili, si dovrà attivare la procedura della declaratoria del "fuori uso".

Per la declaratoria del fuori uso per i beni inservibili si segue quanto già descritto al punto 2 del paragrafo IV della circolare n. 1/83, individuando nell'ufficio tecnico erariale competente per provincia, l'organo competente a valutare l'idoneità del bene a fornire il servizio per il quale è stato acquistato, ed a determinare il valore residuo. Ciò detto, va rilevato che ai sensi dell'art. 20 della legge regionale 30 aprile 1991, n. 10, qualora tale organo non provveda entro 90 giorni dal ricevimento delle richieste, il responsabile del procedimento deve richiedere le valutazioni tecniche necessarie ad altri organi dell'Amministrazione pubblica o ad enti pubblici dotati di qualificazione e capacità tecniche equipollenti.

Ove il P.M. dovesse autorizzare la cessione gratuita alla C.R.I., i beni dovranno essere discaricati sulla base di appositi verbali di cessione che unitamente all'autorizzazione del P.M. stesso andranno a costituire documenti giustificativi da allegare al buono di scarico.

Qualora l'ente citato non dovesse provvedere al ritiro dei mobili e dei materiali ceduti entro il termine stabilito d'intesa con l'amministrazione interessata, i beni di cui è stata autorizzata la cessione potranno essere discaricati dall'inventario, ai sensi dell'art. 194 del R.C.G.S., ed avviati alla discarica pubblica a cura del consegnatario sempre che questi non dovesse ritenere di assegnarli ad enti assistenziali.

Rimane valido quant'altro non contemplato nella presente circolare ma previsto nelle disposizioni precedenti.

Paragrafo III

Aggiornamento dei valori

La fase di ricognizione dei beni e la sistemazione delle scritture contabili devono essere portate a termine, prima dell'impianto del nuovo inventario.

Esaminate le operazioni di ricognizione dei beni e le sistemazioni contabili, la stessa commissione costituita per le operazioni di ricognizione, provvederà alle operazioni "di aggiornamento dei valori" soltanto dei beni esistenti in uso, che andranno a formare il nuovo inventario alla data del 31 dicembre 1997.

Non saranno sottoposti all'aggiornamento dei valori i beni acquisiti nel 2° semestre 1997.

Eccezionalmente, considerato il breve periodo intercorrente tra l'emanazione della presente circolare e la data del 31 dicembre 1997 per le operazioni di rivalutazione, trova giustificazione il periodo temporale (1 giugno 1997 - 31 dicembre 1998) per provvedere al rinnovo degli inventari.

L'operazione di aggiornamento dei valori verrà espletata con l'applicazione dei "criteri dei coefficienti" di cui alle tabelle allegate (allegati nn. 2 e 3) a cui la commissione dovrà fare riferimento per l'attribuzione di nuovi valori.

A volte tale criterio però potrebbe apparire non appropriato, per cui la commissione dovrà ricorrere al "Criterio della stima prudenziale" tenendo conto dei prezzi di mercato e dello stato di conservazione dei beni o altro criterio quale quello del prezzo di copertina per libri, pubblicazioni etc.

Pertanto, i beni mobili regionali potranno essere raggruppati nel seguente modo:

1) beni a cui sarà applicato il criterio dei coefficienti:

a) mobilio, materiali tecnici e oggetti d'uso, utensili etc. (allegato tabella n. 2);

b) macchine da scrivere, calcolatrici, autoveicoli, motoveicoli etc. (allegato tabella n. 3);

2) beni a cui sarà applicato il criterio della valutazione in base a stima:

a) arredi, drapperie, tappeti e altri beni similari;

b) beni di pregio aventi caratteristiche artistiche e oggetti d'arte. Nel caso in cui si tratta di un bene di particolare pregio la commissione potrà avvalersi di qualificati funzionari dell'Amministrazione dei beni culturali;

3) casi particolari.

Particolare attenzione va posta per i beni che seguono, per i quali in mancanza di valore, si può ricorrere a stime specifiche come ad esempio:

a) libri e pubblicazioni di carattere non ufficiale andranno valutati al prezzo di copertina, se necessario si potrà ricorrere alla stima mediante l'opera di esperti dell'Amministrazione regionale competente.

Le pubblicazioni di carattere ufficiale (Gazzette Ufficiali, raccolte di leggi, bollettini etc.) avranno un valore di inventario pari al prezzo di copertina se indicato, eventualmente maggiorato per le spese di rilegatura;

b) i metalli preziosi dovranno essere conteggiati sulla base del valore intrinseco di mercato (peso del metallo prezioso moltiplicato per la quotazione ufficiale);

c) per i veicoli, i natanti in genere, le apparecchiature di sistemi informatici per i quali è difficile dare una valutazione per la molteplicità e la varietà dei tipi, se necessario si potranno chiedere i criteri relativi alla durata media e alle aliquote di deperimento annuale agli uffici tecnici erariali;

4) altri beni.

I beni che non rientrano nei punti precedenti andranno valutati con i criteri appena enunciati.

Ai fini dell'individuazione del valore a cui applicare i vari coefficienti si precisa che dovrà considerarsi quello iscritto nell'ultimo inventario o nel libro giornale 1 P.M. La stessa cosa vale per l'anno di riferimento, mentre per quelli iscritti successivamente nel mod. 1 P.M. la data del loro acquisto o di stima; il computo dovrà essere effettuato per anno intero e la frazione di un anno inferiore a mesi sei dovrà essere trascurata.

I beni che risulteranno di valore inferiore alle L. 10.000 dovranno essere riportati in inventario per un valore arrotondato a L. 10.000 con esclusione dei libri.

I beni acquistati successivamente alle operazioni di rinnovo di valore inferiore a L. 10.000 con esclusione dei libri, dovranno essere iscritti tra i beni di facile consumo.

Con l'occasione si ricorda inoltre che parimenti non saranno sottoposti all'aggiornamento dei valori i beni di facile consumo, tenuti in evidenza in separate scritture.

Al termine delle operazioni di aggiornamento dei valori, si dovrà emettere un buono di carico e scarico (mod. 3 P.M.) per un valore pari alla differenza tra il totale dei valori risultanti dalle vecchie scritture (vecchio inventario e libro giornale) e quello degli stessi beni che saranno iscritti nel nuovo inventario.

Paragrafo IV

Nuovo inventario

Terminate le operazioni di ricognizione, di sistemazione contabile e di aggiornamento dei beni che dovranno risultare da apposito processo verbale, sarà compilato il nuovo inventario in originale e tre copie, che comprenderà tutti i beni esistenti in uso alla data del 31 dicembre 1997.

Una copia dovrà rimanere agli atti dell'ufficio del consegnatario mentre l'originale e l'altra copia, unitamente alle due copie del processo verbale, dovranno essere inviati entro il 15 febbraio 1998, insieme al mod. 4 P.M. prospetto di variazione esercizio 1997, alla competente Ragioneria centrale che, dopo aver effettuato il riscontri con le proprie scritture, vi apporrà il visto restituendo l'originale dell'inventario ed una copia del processo verbale all'ufficio di appartenenza del consegnatario.

Sarà cura della Ragioneria inviare l'altra copia vistata al gruppo patrimonio mobiliare competente per materia.

Paragrafo V

Altre istruzioni

Su tutti i beni mobili iscritti nel nuovo inventario consegnatari apporranno a mezzo di targhette metalliche o altro sistema idoneo ad individuare il bene, il nuovo numero di inventario e la categoria di appartenenza.

I consegnatari dovranno aggiornare inoltre le schede per stanza indicando il numero di inventario e la categoria.

Non sarà possibile effettuare alcuno spostamento per stanza senza preavvisare il consegnatario.

E' necessario richiamare l'attenzione sulla responsabilità sia del consegnatario che dei funzionari ai quali sono stati affidati i beni in uso.

Relativamente alla nomina del consegnatario e al successivo passaggio di consegne, si seguono le operazioni disciplinate dagli artt. 2, 3 e 4 del D.P.R. n. 718/79.

Paragrafo VI

Vigilanza e controlli

Per una regolare tenuta delle scritture contabili da parte dei consegnatari sorge l'esigenza di una vigilanza più puntuale intervenendo se è il caso con appropriate iniziative qualora si verificassero inadempienze o irregolarità.

Ferma restando la competenza del gruppo patrimonio mobiliare di svolgere i propri compiti di vigilanza e controllo previste dalle disposizioni vigenti in materia, le Ragionerie centrali nell'ambito delle rispettive competenze sono autorizzate, ai sensi dell'art. 30 del D.P.R. n. 718/79, ad incaricare i propri funzionari ad effettuare verifiche tendenti ad accertare la regolarità della gestione e delle scritture tenute dai consegnatari che dovranno risultare da apposite relazioni.

Si invitano le Amministrazioni in indirizzo a vigilare sui consegnatari affinché le presenti istruzioni vengano scrupolosamente osservate.

L'Assessore: GALLETTI