ALLA SEGRETERIA GENERALE

AI DIPARTIMENTI REGIONALI

AGLI UFFICI DEI CONSEGNATARI - C/O I DIPARTIMENTI E GLI UFFICI PERIFERICI DEGLI ASSESSORATI

ALLE RAGIONERIE CENTRALI - C/O GLI ASSESSORATI REGIONALI

e, p.c.

ALLA CORTE DEI CONTI - SEZIONE DI CONTROLLO PER LA REGIONE SICILIA

ALL'UFFICIO DI GABINETTO DEL PRESIDENTE DELLA REGIONE

AGLI UFFICI DI GABINETTO DEGLI ASSESSORI REGIONALI

PREMESSA

L'articolo 17, comma 5, del regolamento emanato con il D.P.R. 4 settembre 2002, n. 254, concernente le gestioni dei consegnatari e dei cassieri delle Amministrazioni dello Stato, prevede che i consegnatari provvedono almeno ogni cinque anni alla rinnovazione degli inventari, previa effettiva ricognizione dei beni.

La stessa normativa si applica alla Regione Siciliana e considerato che l'ultimo rinnovo inventariale dei beni mobili di proprietà della Regione è stato effettuato con riferimento alla situazione esistente al 31 dicembre 2007, in osservanza della richiamata disposizione, con la presente circolare si dettano istruzioni per lo svolgimento delle operazioni amministrativo-contabili finalizzate alla formazione dei nuovi inventari dei beni in uso alla data del 31 dicembre 2012.

Il nuovo inventario corredato dal relativo processo verbale, dovrà essere prodotto ai competenti uffici riscontranti entro il 15 febbraio 2013.

1. ASPETTI INTRODUTTIVI

Al fine di un compiuto inquadramento giuridico delle istruzioni impartite, si reputa opportuno fornire alcuni cenni preliminari sulla disciplina di settore, sull'ambito di applicazione, sulla classificazione dei beni in categorie e sulla formazione degli inventari, dando adeguata evidenza delle principali novità.

1.1. PROFILI NORMATIVI

La normativa concernente l'amministrazione dei beni mobili di proprietà dello Stato è regolata, in via generale, dagli articoli 1 e 2 del R.D. 18 novembre 1923, n. 2440, e dagli articoli 6, 8, 20-34 e 194 del R.D. 23 maggio 1924, n. 827.

Il regolamento emanato con il D.P.R. 4 settembre 2002, n. 254, invece, detta specifiche disposizioni concernenti le gestioni dei consegnatari e dei cassieri delle Amministrazioni dello Stato, ad esclusione delle amministrazioni dotate di autonomia amministrativa e contabile.

1.2. AMBITO DI APPLICAZIONE

Le istruzioni diramate con la presente circolare valgono, per tutte le Amministrazioni della Regione ad esclusione delle amministrazioni dotate di autonomia amministrativa e contabile.

Formano materia dell'inventario tutti i beni mobili propriamente detti, ai sensi dell'art. 20 lett. A) del regolamento di contabilità generale dello Stato, di proprietà della Regione, acquistati o fatti costruire direttamente con i fondi della Regione o ricevuti a qualsiasi titolo.

Non si procede al rinnovo degli inventari per i beni mobili da considerare immobili agli effetti inventariali di cui all'art. 7, secondo comma, del R.D. n. 827/1924, regolamento di contabilità generale dello Stato (sono considerati immobili, agli effetti della compilazione degli inventari, anche i musei, le pinacoteche, le biblioteche, gli osservatori ed altri istituti congeneri colle raccolte artistiche e scientifiche che vi si contengono) per i quali vigono le disposizioni recate dal regolamento di cui al R.D. 26 agosto 1927, n. 1917.

1.3. PRINCIPALI ELEMENTI DI NOVITÀ

Si ritiene opportuno dare immediata evidenza del principale elemento di novità introdotto che caratterizza le attuali istruzioni rispetto a quelle impartite in occasione dei precedenti rinnovi inventariali.

Si segnala che l'aggiornamento dei valori dei beni mobili dovrà essere eseguito - con alcune limitatissime eccezioni - esclusivamente sulla base del criterio dell'ammortamento, mentre non trova applicazione alcuna la metodologia basata sui coefficienti di deperimento.

Relativamente ad eventuali richieste di proroghe del termine di riferimento per l'effettuazione delle prossime operazioni di rinnovo inventariale - individuato, giova ricordarlo, al 31 dicembre 2012 - si espone che, stante l'ampio margine di tempo disponibile per approntare le attività preliminari e propedeutiche al disposto rinnovo inventariale, non si darà ordinariamente esito all'accoglimento di istanze avanzate in tal senso.

1.4. CLASSIFICAZIONE IN CATEGORIE

Formano materia dell'inventario tutti i beni mobili propriamente detti, ai sensi dell'articolo 20, primo comma, lettera a), del R.D. n. 827/1924, di proprietà della Regione, acquistati o fatti costruire direttamente con fondi della Regione o ricevuti in dono da terzi, o comunque legittimamente acquisiti, il cui valore, al momento della prima annotazione nelle scritture dell'Amministrazione regionale, è superiore a cinquecento euro, IVA compresa.

Ai sensi dell'articolo 19, comma 5, del D.P.R. n. 254/2002, le categorie dei beni mobili sono stabilite, come segue:

- categoria I: beni mobili costituenti la dotazione degli uffici, beni mobili delle tipografie, laboratori, officine, centri meccanografici, elettronici con i relativi supporti e pertinenze non aventi carattere riservato. Beni mobili di ufficio costituenti le dotazioni di ambulatori di qualsiasi tipo;

- categoria II: libri e pubblicazioni costituenti la dotazione dell'ufficio, non distribuiti agli impiegati quali normali strumenti ordinari di lavoro;

- categoria III: materiale scientifico, di laboratorio, oggetti di valore (esclusi gli oggetti d'arte, perché considerati immobili agli effetti inventariali), metalli preziosi, strumenti musicali, attrezzature tecniche e didattiche nonché attrezzature sanitarie diagnostiche e terapeutiche per gli ambulatori medici;

- categoria IV: beni assegnati alla conduzione di fondi rustici, macchine e strumenti agricoli, nonché gli animali adibiti alla coltura dei fondi. Altri animali;

- categoria V: armamenti, strumenti protettivi ed equipaggiamenti. Divise, effetti di vestiario e scarpe non ancora immessi in uso, (altrimenti diventano beni di facile consumo);

- categoria VI: automezzi, velivoli, natanti, beni mobili iscritti nei pubblici registri nonché altri mezzi idonei alla locomozione e al trasporto;

- categoria VII: altri beni non classificabili.

Al riguardo, si precisa che, rispetto alla circolare n. 22/2006, le categorie sono rimaste immutate. I consegnatari degli uffici centrali e periferici dovranno, quindi, conformare le proprie scritture contabili alla classificazione sopra esposta, predisponendo, se del caso, i necessari trasferimenti da una categoria all'altra.

Al fine, poi, di rappresentare l'attivo patrimoniale anche secondo una logica economica occorrerà considerare la classificazioni del codice SEC 95 (allegato 1).

1.5. FORMAZIONE DELL'INVENTARIO

Ai sensi dell'articolo 17, comma 1, del D.P.R. n. 254/2002, vanno iscritti nell'inventario i beni mobili che non hanno carattere di beni di consumo ed aventi un valore superiore a cinquecento euro, IVA compresa.

Non debbono, quindi, essere inclusi in inventario:

- i beni mobili di valore pari o inferiore a cinquecento euro, IVA compresa (cosiddetti "beni durevoli"), a meno che non costituiscano elementi di una "universalità di beni mobili";

- le materie di consumo e gli oggetti fragili, cioè quei materiali ed oggetti che, per l'uso continuo, sono destinati ad esaurirsi o a deteriorarsi rapidamente.

Relativamente alla nozione di "universalità di beni mobili", si ritiene opportuno ricordare che lo scopo di registrare in inventario dei beni mobili alla stregua di universalità risiede basilarmente nell'intento di rendere i dati contabili rendicontati più vicini all'effettivo valore dei beni in uso - specie nel caso di pluralità di elementi di valore unitario non superiore a cinquecento euro, IVA compresa, aventi una chiara destinazione unitaria - oltre che nel proposito di permettere una più attenta e costante vigilanza sui beni stessi.

Per quanto concerne i beni mobili di valore inferiore a cinquecento euro - è noto come i medesimi debbono essere registrati nell'apposita scrittura denominata "Registro dei beni durevoli di valore non superiore ad euro cinquecento, IVA compresa".

Similmente, a parte ed in apposito registro, dovrà essere annotato "il materiale di facile consumo".

Ragioni di tutela e salvaguardia del patrimonio regionale, oltre che di economicità e proficuità dell'azione amministrativa, fanno ritenere quanto mai opportuno che anche per i beni durevoli le Amministrazioni tenutarie provvedano ad esperire la ricognizione materiale in concomitanza con le operazioni di rinnovo inventariale.

2. OPERAZIONI DI RINNOVAZIONE INVENTARIALE

Il rinnovo degli inventari si svolge attraverso una serie di operazioni che riguardano, in particolare:

- l'effettuazione della ricognizione materiale dei beni,

- l'esecuzione delle pertinenti sistemazioni contabili,

- l'eventuale avvio delle procedure per la cessione dei beni non più utilizzabili per le esigenze funzionali dell'Amministrazione o posti fuori uso per cause tecniche,

- l'aggiornamento dei valori.

Lo svolgimento delle predette operazioni viene di seguito illustrato.

2.1. COMMISSIONE PER IL RINNOVO DEGLI INVENTARI DEI BENI MOBILI

Secondo le disposizioni dell'articolo 17, comma 5, del D.P.R. n. 254/2002, i consegnatari devono provvedere alla rinnovazione degli inventari previa effettiva ricognizione dei beni in dotazione.

In ossequio al principio della trasparenza, stante pure la potenziale emergenza di eventuali responsabilità, detta ricognizione va effettuata da un'apposita Commissione per il rinnovo degli inventari dei beni mobili costituita da almeno tre persone dell'ufficio da cui dipende il consegnatario, tra cui il capo dell'ufficio stesso o da un suo delegato ed il consegnatario stesso.

Negli uffici in cui le funzioni di consegnatario siano esercitate dal titolare, le operazioni anzidette dovranno essere effettuate da quest'ultimo e da altri due impiegati dell'ufficio stesso.

Nell'ipotesi di uffici di ridottissime dimensioni, affinché possa essere rispettato il requisito minimo di tre componenti e unicamente ove insorgano situazioni di assolu-ta inevitabile necessità, la Commissione potrà essere completata con la nomina di altro membro appartenente alla medesima Amministrazione, ancorché in servizio presso differente ufficio.

La Commissione dovrà essere nominata con provvedimento formale del capo dell'ufficio da cui dipende il consegnatario.

La sintesi delle operazioni di ricognizione dovrà risultare da apposito processo verbale da redigersi, per ciascuna categoria, in triplice esemplare.

Al termine delle operazioni di ricognizione, dovrà essere redatto un riepilogo dei beni che evidenzi il quadro di raccordo tra le operazioni di rinnovo inventariale e le scritture contabili.

Sulla base di detto quadro di raccordo deve essere compilato il nuovo inventario.

Un esemplare del processo verbale, dovrà rimanere agli atti dell'ufficio del consegnatario, mentre gli altri due esemplari saranno inviati, unitamente al nuovo inventario (originale e una copia), alla competente Ragioneria Centrale per gli adempimenti previsti dalla normativa vigente.

2.2. EVENTUALI SISTEMAZIONI CONTABILI

In esito all'effettuata ricognizione materiale dei beni mobili potranno essenzialmente verificarsi i seguenti due casi:

1. i beni esistenti rinvenuti con la ricognizione corrispondono esattamente con quelli risultanti dalle scritture contabili. In tale evenienza, dopo aver effettuato le operazioni di aggiornamento dei valori, appresso illustrate, si chiuderà il verbale;

2. i beni elencati nel verbale di ricognizione (situazione di fatto) non corrispondono con quelli risultanti dalle scritture contabili (situazione di diritto).

In quest'ultima fattispecie si dovrà procedere alle opportune sistemazioni contabili tenendo conto che:

a) in caso di beni rinvenuti e non registrati, accertata la legittimità del titolo, sarà necessario procedere prontamente alla loro assunzione in carico tra le sopravvenienze nella categoria di appartenenza, annotando ogni utile notizia. La presa in carico sarà effettuata mediante emissione di buoni di carico. Per quanto concerne il valore da attribuire ai cennati beni, si precisa che lo stesso ove non fosse possibile desumerlo dalla documentazione esistente dovrà essere determinato dalla Commissione;

b) in caso di meri errori materiali di scritturazione od errori dipendenti da non corrette interpretazioni delle disposizioni vigenti ovvero di errori conseguenti ad iniziative assunte in casi dubbi o non disciplinati espressamente dalla normativa in vigore, che potrebbero comportare modifiche quantitative nella reale consistenza dei beni rispetto alle vecchie scritture, si dovrà procedere alla relativa correzione, regolarizzando con le dovute variazioni in aumento o in diminuzione le diverse situazioni riscontrate;

c) per i beni risultanti mancanti, per i quali esiste regolare autorizzazione al discarico e mai discaricati, occorrerà procedere alla conseguente eliminazione dall'inventario emettendo regolare buono di scarico;

d) in caso di mancanza di beni per i quali non esiste regolare autorizzazione al discarico, appurata la natura e il quantitativo dei beni nonché il motivo della deficienza, dovrà esserne fatta la consequenziale segnalazione all'Amministrazione o all'ufficio competente da cui dipende il consegnatario per l'accertamento delle eventuali responsabilità e dei relativi addebiti nonché al pertinente ufficio riscontrante.

In via generale, per i beni mancanti, deteriorati o distrutti, nei casi contemplati dall'articolo 194 del R.D. n. 827/1924, il discarico inventariale, sotto il profilo contabile, dovrà avvenire mediante l'emissione di un apposito provvedimento da parte del titolare del centro di responsabilità da cui dipende il consegnatario, o di un suo delegato.

Tale provvedimento deve essere corredato della copia dei documenti comprovanti che il danno subito dall'Amministrazione, o la diminuzione del valore delle cose mobili, non è imputabile al consegnatario stesso.

Conseguentemente, si provvederà all'emissione dei buoni di scarico, allorquando sarà ultimato il relativo iter procedurale, allegandovi copia del decreto avanti citato che autorizza il discarico, corredato della copia dei pertinenti documenti giustificativi.

Non è superfluo sottolineare che il decreto di discarico vale a porre in regola la gestione del consegnatario nei rapporti amministrativi, ma non produce alcun effetto di legale liberazione, rimanendo integro e non pregiudicato il giudizio della Corte dei conti sulla responsabilità del consegnatario stesso, giudizio che, ricorrendone i presupposti, sarà promosso dall'Amministrazione di appartenenza ovvero, in caso di inerzia o di comportamenti omissivi, dalla ragioneria.

2.3. BENI NON PIU' UTILIZZABILI

Qualora, durante la fase della ricognizione dei beni mobili, la commissione reputi che alcuni di essi non risultino più utilizzabili per le esigenze funzionali dell'Amministrazione o che possano essere posti fuori uso per cause tecniche, gli stessi dovranno essere individuati e sottoposti al parere della specifica commissione allo scopo istituita dal titolare del centro di responsabilità o da un suo delegato, ai sensi dell'articolo 14, comma 2, del D.P.R. n. 254/2002 (cosiddetta "Commissione per il fuori uso").

I timbri, i suggelli, i conii, i punzoni, eccetera, da dismettere e che, quindi, devono essere consegnati agli Archivi di Stato, per la loro conservazione, oppure all'Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato S.p.A., per la deformazione, potranno essere discaricati soltanto dopo che detti Enti avranno dichiarato per iscritto di averli ricevuti. Tale dichiarazione costituirà documento giustificativo da allegare al buono di scarico.

Si raccomanda alle Amministrazioni interessate ed agli agenti responsabili, laddove possibile, di avviare sollecitamente, subito dopo la fase della ricognizione, le prescritte procedure per la sistemazione contabile dei beni in parola, talché, all'atto dell'impianto del nuovo inventario - che dovrà tener conto anche della nuova classificazione "SEC '95" - siano già state portate a termine tutte le suddette operazioni.

E' appena il caso di ricordare che, sino al completamento del procedimento volto alla dismissione dei beni ritenuti non più utilizzabili, gli stessi dovranno restare iscritti in inventario e, quindi, normalmente rendicontati.

2.4. AGGIORNAMENTO DEI VALORI

Completate le operazioni di ricognizione dei beni e delle eventuali sistemazioni contabili, la commissione dovrà procedere ad effettuare l'aggiornamento della situazione dei beni effettivamente esistenti che andranno a formare il nuovo inventario alla data del 31 dicembre 2012.

I valori di tutti i predetti beni mobili, fatte salve limitatissime eccezioni, dovranno essere aggiornati in base al criterio dell'ammortamento, già utilizzato per i beni acquisiti a partire dall'anno 2002. A tal fine si intendono qui integralmente riportate le istruzioni impartite in merito con la circolare n. 22/2006. Ad ogni buon conto, per comodità di consultazione, nella sottostante tabella si riportano le aliquote di ammortamento da applicare alle diverse tipologie di beni:

Non saranno sottoposti all'aggiornamento dei valori i beni acquisiti nel secondo semestre dell'anno 2012. Per quanto riguarda i beni acquisiti prima dell'anno 2002, occorre ricordare che per essi l'ultimo aggiornamento di valore risale al precedente rinnovo inventariale, effettuato, come detto, con riferimento alla situazione esistente al 31 dicembre 2007 e sulla base dei coefficienti ≤≤ di deperimento.

Ove, però, detto criterio non dovesse apparire congruo, la commissione, sempre per i beni acquisiti anteriormente al 1° gennaio 2002, dovrà ricorrere al criterio della stima prudenziale tenendo conto dei prezzi di mercato e dello stato di conservazione dei beni o altro criterio come quello del prezzo di copertina per i libri, le pubblicazioni, ecc.

2.5 "Aspetti particolari"

Per quanto riguarda i beni rinvenuti nel corso delle operazioni di ricognizione, come accennato, sarà la commissione a determinarne il valore sulla scorta della eventuale documentazione afferente agli stessi oppure, in mancanza, utilizzando il criterio della valutazione in base a stima. In tale fattispecie, i beni rinvenuti, sempreché risultino da assoggettare ad inventariazione, dovranno essere considerati, anche per l'applicazione del criterio dell'ammortamento, come acquisiti nel secondo semestre 2012.

Tutti i beni ammortizzabili, il cui costo storico è superiore a euro 500,00 IVA compresa, dovranno essere mantenuti in inventario per l'intero periodo di durata dell'ammortamento, anche qualora abbiano raggiunto un valore pari o inferiore a cinquecento euro, IVA compresa, avendo cura di riportare nelle scritture inventariali l'annotazione "Beni in corso di ammortamento".

Costituiscono casi particolari i metalli preziosi nonché gli oggetti di valore, ivi incluse le opere d'arte, che si prevede aumenteranno o perlomeno non diminuiranno di valore in termini reali.

Tali beni vanno valorizzati con il criterio della valutazione in base a stima e non sono soggetti ad ammortamento.

I metalli preziosi dovranno essere valutati secondo il valore intrinseco di mercato.

Per gli oggetti di valore, nei casi di particolare pregio, la commissione avrà cura di interpellare la competente Amministrazione per i beni e le attività culturali.

Al termine delle operazioni di aggiornamento di valori, si dovrà emettere un buono di scarico per un valore pari alla differenza tra il totale dei valori dei beni risultanti dalle vecchie scritture (inventario e giornale di entrata e di uscita) e quello degli stessi beni che saranno iscritti nel nuovo inventario (solo in casi assolutamente particolari e marginali si avrà l'emissione di un buono di carico).

3. NUOVO INVENTARIO

Terminate le operazioni di ricognizione, di sistemazione contabile e di aggiornamento dei valori dei beni - che dovranno tutte risultare dal processo verbale redatto dalla commissione - deve essere coerentemente compilato il nuovo inventario (mod. 94 C.G.).

3.1 SCRITTURE CONTABILI

Il nuovo inventario verrà redatto in base al mod. 94 C.G. e comprenderà tutti i beni mobili inventariabili esistenti alla data del 31 dicembre 2012.

Il nuovo inventario dovrà essere redatto in originale e due copie, di cui una destinata a rimanere agli atti dell'ufficio del consegnatario.

L'originale dell'inventario, unitamente all'altra copia del medesimo e a due esemplari del processo verbale, dovrà essere inviato entro il 15 febbraio 2013 (in concomitanza dell'invio del mod. 98 C.G. - prospetto delle variazioni avvenute nell'esercizio 2012) al competente ufficio riscontrante, il quale, dopo aver effettuato i controlli di pertinenza, vi apporrà il visto di concordanza o solo il visto nei casi in cui lo stesso ufficio riscontrante non sia in possesso di precedenti scritture, restituendo l'originale dell'inventario e un esemplare del processo verbale all'ufficio di appartenenza del consegnatario.

La copia dell'inventario e l'altro esemplare del processo verbale rimarranno agli atti dell'ufficio riscontrante.

3.2 ADEMPIMENTI CONNESSI

I consegnatari dovranno inoltre aggiornare i Mod. 227 P.G.S. ove devono essere elencati i beni mobili ubicati in ciascuna stanza o locale d'ufficio, con l'indicazione del codice SEC 95 nonché del numero d'inventario e della categoria.

Detta scheda, prodotta in due esemplari, dovrà essere debitamente firmata dal funzionario che ha in consegna i beni mobili e controfirmata dal consegnatario. Nel caso di più occupanti della medesima stanza, è sufficiente la firma del funzionario di grado più elevato.

Un esemplare della scheda dovrà essere esposto nella stanza o locale relativo, agli effetti delle future ricognizioni, mentre l'altro esemplare sarà conservato dal consegnatario.

Per quegli ambienti che non hanno alcun dipendente come occupante fisso (ad esempio, sale riunioni, anticamere, ecc.), la sottoscrizione della medesima scheda andrà effettuata dal titolare dell'unità operativa alla cui responsabilità è riconducibile il locale ove sono situati i beni mobili.

Eventuali variazioni nella dislocazione dei beni per spostamenti o deperimento dovranno risultare da entrambe le schede, similmente alle indicazioni delle date delle verifiche e degli accertamenti eventualmente svolti.

Nessuno spostamento di beni da un locale ad un altro potrà essere effettuato senza darne preventivo avviso al consegnatario.

3.3 MODULISTICA

I modelli da utilizzare nelle operazioni di rinnovo inventariale, saranno rimandate ad una nuova circolare nell'anno 2012.

3.4 INADEMPIENZE

Appare superfluo ricordare che l'inosservanza dell'obbligo di inventariazione costituisce, un'ipotesi di responsabilità disciplinare ed espone più facilmente l'Amministrazione affidataria dei beni al rischio di sottrazione dei medesimi, comportando, conseguentemente, l'insorgere di una potenziale responsabilità amministrativa.

Pertanto, qualora in assenza del rinnovo inventariale dovessero emergere criticità in relazione alla gestione dei beni mobili, stante pure la circostanza della mancata ricognizione, spetta all'ufficio riscontrante valutare l'assunzione di idonee iniziative volte ad assicurare l'esecuzione dei prescritti adempimenti a carico dell'Amministrazione vigilata.

3.5 INDICAZIONI FINALI

Le Amministrazioni in indirizzo sono pregate di portare a conoscenza dei propri dipendenti le istruzioni della presente circolare e di vigilare affinché siano scrupolosamente e tempestivamente osservate.

Si raccomanda, infine, alle ragionerie, in ragione degli specifici compiti istituzionali, di voler fornire ogni utile forma di consulenza ai consegnatari, dando loro gli opportuni chiarimenti sugli eventuali quesiti posti in occasione del rinnovo inventariale di cui trattasi.

Si confida nella consueta attenta e fattiva collaborazione.

La presente circolare sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Regione Siciliana e inserita nel sito internet ufficiale della Regione Siciliana.

Il ragioniere generale della ragioneria generale della Regione: EMANUELE

Allegato 1