ALLE SOPRINTENDENZE PER I BENI CULTURALI ED AMBIENTALI

ALLE UNITA' OPERATIVE PER I BENI BIBLIOGRAFICI ED ARCHIVISTICI DELLE SOPRINTENDENZE PER I BENI CULTURALI ED AMBIENTALI

AI SINDACI DEI COMUNI DELLA REGIONE

ALL'UFFICIO SCOLASTICO REGIONALE PER LA SICILIA

AGLI ENTI MORALI ED ECCLESIASTICI

ALLE ASSOCIAZIONI ED ISTITUZIONI CULTURALI

e, p.c.

ALL'ASSOCIAZIONE NAZIONALE COMUNI D'ITALIA - SICILIA

ALL'ASSOCIAZIONE ITALIANA BIBLIOTECHE - SICILIA

AI DIRETTORI DELLE BIBLIOTECHE PUBBLICHE SICILIANE

AL DIPARTIMENTO REGIONALE DELL'ISTRUZIONE E DELLA FORMAZIONE PROFESSIONALE

AI DIRIGENTI DELL'AREA E DEI SERVIZI DELL'ASSESSORATO REGIONALE BENI CULTURALI ED AMBIENTALI

A seguito di valutazioni contabili amministrative, si è reso necessario apportare dei correttivi alla modalità di erogazione e rendicontazione dei contributi in oggetto in atto regolamentata dalla circolare n. 9 del 23 maggio 2011.

Pertanto, la circolare n. 9/2011, fermi restando i principi ispiratori della stessa, viene così sostituita e si applica a partire dal corrente esercizio finanziario:

1. Finalità dei contributi gravanti sul capitolo 377306

I contributi in favore delle biblioteche mirano al "potenziamento delle finalità istituzionali proprie del servizio di pubblica lettura".

Tali finalità possono ricondursi essenzialmente a quattro, tra di loro interdipendenti:

a) lettura in sede;

b) prestito del patrimonio posseduto;

c) informazione bibliografica in riferimento sia al patrimonio posseduto sia a quello da acquisire per incremento delle raccolte e per prestito o cooperazione con altre biblioteche del medesimo comprensorio o con le biblioteche regionali;

d) conservazione del patrimonio librario

Il raggiungimento di tali fini può essere realizzato o attraverso l'incremento del patrimonio o attraverso la messa in opera delle operazioni necessarie alla migliore conservazione dello stesso nonché della sua ottimale fruizione.

Si ritiene opportuno indicare, di seguito, un elenco di strumenti e attrezzature che possono essere acquisiti con i fondi disponibili sul capitolo in oggetto:

1) pubblicazioni (anche su supporto non cartaceo);

2) reggilibri;

3) scaffali;

4) armadi, schedari, espositori per riviste;

5) tavoli e sedie per la lettura al pubblico;

6) lampade per la lettura;

7) attrezzature e sistemi per l'informatizzazione dei servizi di biblioteca (computers e softwares specialistici);

8) fotocopiatrici per il servizio al pubblico;

9) apparecchiature da riproduzione video e sonora;

10) modem - fax.

2. Destinatari dei contributi

Destinatari dei contributi gravanti sul capitolo di cui trattasi sono le "biblioteche aperte al pubblico".

Si ricorda che la progressiva riduzione delle disponibilità di bilancio sul capitolo 377306 e l'esigenza di evitare duplicazioni di interventi ha indotto questa Amministrazione ad escludere dai finanziamenti gravanti sul capitolo sopracitato, a partire dall'esercizio finanziario 1996: le biblioteche universitarie, degli istituti professionali e tecnici, di musei, gallerie e Soprintendenze, e di Istituti culturali, che ricevono finanziamenti su altri capitoli del bilancio della Regione Siciliana.

Sono, inoltre, escluse le biblioteche di enti e associazioni che perseguono fini di lucro nonché le biblioteche che effettuano una apertura condizionata o limitata (poiché vengono meno le caratteristiche di fruibilità generalizzata).

3. Requisiti

Si riporta di seguito l'elenco dei requisiti che dovranno essere posseduti dalla biblioteca alla data di presentazione dell'istanza:

3.1. statuto-regolamento esecutivo, adottato dall'organo deliberativo competente dell'ente proprietario, con il quale viene istituita la biblioteca e sia espressamente previsto, tra i compiti della stessa, di svolgere servizio di lettura e prestito in favore del pubblico, nonché vengano regolamentate le odalità di svolgimento del servizio;

3.2. svolgere servizio di pubblica lettura per almeno 20 ore settimanali, parte delle quali in orario pomeridiano;

3.3. un responsabile del servizio di biblioteca, nominato secondo le procedure relative vigenti per l'ente proprietario della biblioteca medesima;

3.4. consistenza del patrimonio documentario (cartaceo e non) regolarmente inventariato e fruibile non inferiore a n. 3.000 unità;

3.5. locali aventi una superficie complessiva a disposizione dell'utenza (esclusi i vani di servizio), non inferiore a mq. 80;

3.6. somma spesa nell'anno finanziario precedente a quello per il quale si richiede il contributo, (al netto di canone locativo e retribuzione del personale) ad esclusivo onere a carico del bilancio dell'ente proprietario, per le dotazioni della biblioteca;

3.7. nel caso di biblioteca già destinataria di contributi sul capitolo di cui trattasi gravanti su esercizi finanziari precedenti, avere speso e regolarmente rendicontato, secondo le modalità previste al punto 4. e al punto 8. della presente circolare, le somme oggetto di finanziamento, fino al secondo esercizio precedente.

La mancanza dei requisiti richiesti ai punti da 1 a 7 comporta la non ammissione ai contributi in parola. Si precisa che il patrimonio librario regolarmente catalogato e l'adozione di un registro utenti costituiranno elementi di valutazione ai fini della concessione del contributo.

4. Istanza

Ai fini dell'ottenimento del contributo i soggetti proponenti dovranno presentare apposita istanza redatta esclusivamente sul modello allegato A alla presente circolare, debitamente compilata in tutte le sue parti e sottoscritta in originale dal legale rappresentante del soggetto proponente nelle forme previste dal D.P.R. n. 445/00 e s.m.i. in materia di dichiarazioni sostitutive.

L'istanza, diretta ad ottenere il finanziamento di cui alla legge n. 66/75, redatta in quadruplice esemplare, dovrà pervenire alle Unità operative beni bibliografici ed archivistici delle soprintendenze competenti per territorio.

L'incompletezza dell'istanza sarà causa di esclusione se la circostanza incide sull'accertamento dei requisiti di ammissibilità al beneficio di cui al punto 3.

L'istanza dovrà contenere i seguenti elementi:

4.1. dichiarazione dalla quale risulti il possesso dei requisiti necessari per la ammissione al contributo (vedi punto 3). La documentazione relativa (planimetria dei locali, delibere di approvazione degli statuti-regolamenti) andrà allegata ove la biblioteca interessata non vi abbia già provveduto in precedenza, o, altrimenti, richiamata citando gli estremi di trasmissione;

4.2. dichiarazione di piena conoscenza ed accettazione delle disposizioni contenute nella presente circolare;

4.3. dichiarazione di impegno ad eseguire la spesa nello stesso esercizio finanziario della concessione del contributo;

4.4. dichiarazione attestante la spesa effettuata nell'anno precedente con fondi gravanti sul proprio bilancio e destinati alla gestione della biblioteca;

4.5. dichiarazione attestante che l'ente non ha presentato altre richieste di contributo allo scrivente, o ad altri rami dell'Amministrazione regionale, o ad altri enti pubblici, per l'attuazione del medesimo progetto biblioteconomico;

4.6. (per associazioni, cooperative e scuole non appartenenti a enti pubblici): dichiarazione attestante che l'ente proprietario non persegue fini di lucro;

4.7. Per le biblioteche di enti ed istituzioni non appartenenti al settore pubblico regionale forma di pagamento prescelta tra:

- accredito in conto corrente postale;

- versamento su conto corrente bancario.

Si specifica in proposito che non sono ammissibili pagamenti intestati a persona fisica, anche se la medesima sia il legale rappresentante dell'ente, e che deve verificarsi la piena coincidenza tra titolare del codice fiscale o partita I.V.A. e titolare della forma di pagamento prescelta; per gli enti appartenenti al settore pubblico regionale il pagamento delle somme avverrà mediante accreditamento sul relativo conto di Tesoreria regionale (circolare prot. 28847 del 2 giugno 1998 dell'Assessorato regionale bilancio e finanze).

4.8. Espressa indicazione e sottoscrizione (timbro e firma leggibile) del legale rappresentante dell'ente proprietario della biblioteca.

Si precisa che, ai sensi dell'intesa stipulata il 6 agosto 2010 tra il Presidente della Regione Siciliana e il Presidente della Regione ecclesiastica Sicilia, le istanze riguardanti le biblioteche degli enti ecclesiastici dovranno essere firmate dal vescovo della diocesi alla quale appartiene la biblioteca o dal suo delegato.

All'istanza dovranno essere allegati i seguenti documenti:

a) copia ultima pagina corrente del registro cronologico di entrata (alla data del 31 dicembre);

b) copia ultima pagina corrente registro prestiti o documento comprovante l'ultima operazione di prestito (alla data del 31 dicembre);

c) copia ultima pagina corrente registro utenti (alla data del 31 dicembre);

d) planimetria dei locali (laddove la sua divulgazione non sia vietata da specifica normativa). Nel caso in cui la stessa fosse già in possesso di questa Amministrazione occorrerà indicarne gli estremi di trasmissione;

e) copia statuto-regolamento adottato dall'ente proprietario in conformità al D.P.R. n. 417/95, nonché alle modifiche e/o integrazioni contenute nel D.Lgs. n. 490/99 artt. 99, 101, 112. Nel caso in cui lo stesso fosse già in possesso di questa Amministrazione occorrerà indicarne gli estremi di trasmissione;

f) progetto biblioteconomico di utilizzazione del contributo (allegato B), congruamente motivato.

Nel progetto, verificato il grado di assolvimento delle finalità di cui al punto 1, dovranno essere esposti e, ove possibile, quantificati, gli obiettivi specifici che si intendono raggiungere tramite il finanziamento che si richiede.

Il bibliotecario potrà inoltre richiedere, per l'impianto, la razionalizzazione o il potenziamento di particolari servizi od interventi, la consulenza della competente Unità operativa per i beni bibliografici ed archivistici, sia per la redazione del progetto sia per la sua realizzazione.

La mancanza di uno dei documenti sopra citati sarà causa di non ammissione se la circostanza incide sull'accertamento dei requisiti di ammissibilità al beneficio.

5. Scadenza

L'istanza in parola va inoltrata entro e non oltre il 31 gennaio dell'anno cui si riferisce il finanziamento stesso e si intende presentata nei termini se spedita a mezzo di plico raccomandato con avviso di ricevimento, a tal fine farà fede la data del timbro del vettore; o consegnata a mezzo corriere o a mano e in tal caso farà fede soltanto il timbro di accettazione della Soprintendenza competente per territorio.

Non saranno prese in considerazione le domande trasmesse successivamente alla scadenza del prefissato termine.

6. Istruttoria istanza

Le Unità operative beni bibliografici ed archivistici, ricevute le istanze, procederanno all'accertamento del possesso dei requisiti di ammissibilità di cui al punto 3 sulla base delle dichiarazioni fornite, effettuando i necessari riscontri con gli atti d'ufficio e, se del caso, appositi sopralluoghi.

Le biblioteche risultanti ammissibili saranno valutate sulla capacità di assolvimento del servizio offerto alla comunità (nella quantità e qualità) sulla base di risultati scaturenti dal raffronto di indicatori (rilevati dai dati forniti), quali:

- popolazione servita (utenza potenziale);

- utenza (n. consultazioni);

- prestito;

- superficie utile;

- numero addetti al servizio;

- ore settimanali di apertura;

- ore di apertura pomeridiana;

- posti lettura;

- capacità di spesa (stato della spesa dei contributi precedentemente assegnati);

- spesa pro capite che il comune destina al servizio di biblioteca sul proprio bilancio.

I dirigenti delle Unità operative beni bibliografici ed Archivistici valuteranno secondo gli indicatori sopra elencati e tenendo conto tuttavia delle realtà territoriali su cui operano.

La valutazione curata dalle citate Unità operative comporterà l'assegnazione del contributo fino ad esaurimento delle somme ripartite per ciascuna provincia in base alla percentuale dei comuni presenti e alla popolazione ivi residente.

Nelle more della approvazione delle graduatorie definitive e della individuazione delle somme, le medesime Unità operative procederanno all'esame dei progetti biblioteconomici presentati che saranno restituiti alle biblioteche beneficiarie del contributo muniti dell'apposito parere di competenza.

Il parere dovrà debitamente indicare le priorità di intervento da attuare ove il finanziamento concesso dovesse risultare inferiore a quello richiesto; potrà prevedere vincoli e/o cautele da osservarsi o richiedere integrazioni e specificazioni, ritenute utili ad insindacabile giudizio delle Unità operative medesime.

Le Unità operative beni bibliografici ed archivistici in presenza di progetti che prevedono l'informatizzazione del servizio, dovranno verificare la fattibilità del progetto stesso in relazione agli standards seguiti, nonché ai tempi di attuazione.

Potranno, altresì, chiedere la non ammissione a futuri contributi della biblioteca, qualora dovessero riscontrare che, da parte dell'ente, non siano stati rispettati gli impegni assunti.

Gli enti interessati sono tenuti a richiedere alle Unità operative beni bibliografici ed archivistici nulla osta a modificare e/o aggiornare l'originario progetto approvato, solo nel caso in cui sopravvenga motivata necessità e, comunque, prima della effettuazione della spesa.

7. Piano proposte

Entro il termine perentorio del 15 marzo di ciascun anno le Unità operative beni bibliografici ed archivistici inoltreranno allo scrivente Assessorato apposito piano proposte di contributo.

L'importo complessivo per provincia di detti piani non potrà eccedere la quota che risulterà assegnabile a ciascuna provincia sull'intera disponibilità del capitolo.

Le Unità operative beni bibliografici ed archivistici premetteranno al piano una relazione generale sul servizio di pubblica lettura nelle rispettive circoscrizioni.

Le proposte saranno corredate da due delle quattro copie delle istanze prodotte dalle biblioteche interessate.

8. Impegno somme e procedure di spesa

Il decreto di approvazione delle biblioteche beneficiarie e di impegno delle somme ad esse destinate sarà reso noto tramite pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Regione Siciliana.

La spesa relativa all'attività per cui si concede il contributo dovrà essere effettuata entro l'esercizio finanziario di concessione del contributo medesimo, pena la revoca dello stesso.

La somma concessa verrà accreditata in due soluzioni: la prima, in misura pari all'80% del contributo concesso; la seconda a saldo, quale risulterà dal regolare rendiconto che deve essere presentato entro e non oltre un anno dalla data di pubblicazione della concessione del contributo, nella Gazzetta Ufficiale della Regione Siciliana, pena la revoca dello stesso.

9. Rendiconti

Entro il termine di cui al punto 8) gli enti proprietari delle biblioteche beneficiarie dovranno produrre, pena la revoca del contributo concesso, alle Unità operative beni bibliografici ed archivistici, il rendiconto nella forma di seguito indicata.

Le spese effettuate dovranno essere comprovate da fatture originali debitamente firmate per quietanza, oppure accompagnate da copia del mandato di pagamento quietanzato o da ricevute di versamento emesse in conformità delle vigenti disposizioni fiscali e corredate del visto di regolare esecuzione delle forniture da parte del bibliotecario responsabile della biblioteca, nonché dai numeri di presa in carico sul registro cronologico generale di entrata, del patrimonio documentario (libri, cassette, dischi, ecc.) e delle attrezzature. Si specifica che tutta la documentazione di spesa, compresa la nota di trasmissione della stessa, dovrà essere presentata in tre esemplari (un originale e due copie conformi). (1)

Le Unità operative beni bibliografici ed archivistici, cui è destinata una delle tre copie, procederanno all'esame del rendiconto, verificando la conformità della spesa al progetto biblioteconomico precedentemente approvato; le medesime UU.OO, in presenza di documentazione irregolare, o di spesa difforme dal progetto, provvederanno a richiedere rettifiche e chiarimenti, con facoltà di proporre la revoca del contributo concesso qualora l'ente beneficiario non provveda a quanto richiesto.

L'Assessorato regionale dei beni culturali, ambientali e della pubblica istruzione, accertata la regolarità contabile-amministrativa del rendiconto presentato, emetterà in favore dell'ente beneficiario mandato di pagamento a saldo di quanto dovuto.

In caso di esito negativo, in tutto o in parte, del riscontro amministrativo contabile, l'Amministrazione procederà alla revoca (totale o parziale) del contributo con conseguente richiesta di restituzione di quanto dovuto e con l'insorgenza a carico del beneficiario dell'obbligazione restitutoria di quanto dovuto.

10. Revoca del contributo e recupero somme non spese Come già ricordato, il legale rappresentante della Biblioteca sottoscrive, all'atto di presentazione dell'istanza di accesso ai contributi di cui trattasi, l'impegno ad eseguire la spesa entro l'esercizio finanziario di concessione del contributo, pena la revoca dello stesso.

Pertanto, all'atto dell'inoltro del rendiconto, sarà necessario allegare atti dai quali si evincano le date di assunzione degli impegni e delle determine a contrarre (ad esempio, nel caso di amministrazione comunale, le delibere di acquisto attrezzature e pubblicazioni vistate dai competenti organi di controllo, ovvero, nel caso di enti privati, gli ordini di fornitura).

Il rendiconto, come già enunciato al punto 8), deve essere presentato entro e non oltre un anno dalla data di pubblicazione della concessione del contributo nella Gazzetta Ufficiale della Regione Siciliana, pena la revoca dello stesso.

Si raccomanda, dunque, alle Unità operative beni bibliografici ed archivistici di sollecitare le biblioteche inadempienti ad una pronta rendicontazione delle somme concesse, con eventuale rinuncia o restituzione delle somme non utilizzate, effettuando il versamento presso la Cassa regionale con imputazione al capitolo 3717 (per gli enti pubblici) e capitolo 3724 (altri soggetti) del bilancio della Regione Siciliana.

Per il recupero delle somme impegnate e non rendicontate entro i termini previsti ai punti nn. 8 e 9 della presente circolare, ove l'ente non provveda, questa Amministrazione provvederà, previa revoca del contributo, ai sensi e per gli effetti dell'art. 69 della legge per l'amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato, fino alla concorrenza della somma dovuta (fermo amministrativo).

La presente circolare sarà pubblicata nel sito ufficiale della Regione Siciliana www.regione.sicilia.it/beniculturali e nella Gazzetta Ufficiale della Regione Siciliana con effetto di notifica a tutti i soggetti interessati.

Il dirigente generale del dipartimento regionale dei beni culturali e dell'identità siciliana: GELARDI

Allegato A

Oggetto: Richiesta di contributo a carico del cap. 377306, esercizio finanziario 200......

Biblioteca.......................... di............................................................

All'Assessorato regionale beni culturali, ambientali e identità siciliana

Dipartimento regionale beni culturali, ambientali e identità siciliana

Via delle Croci, 8 - 90139 Palermo

per il tramite del

Soprintendenza dei beni culturali ed ambientali di...........................

Il sottoscritto........................... nella qualità di legale rappresentante (indicare ente proprietario della biblioteca) con sede in........................... via........................... c.a.p. ................... codice fiscale e/o partita IVA (dell'ente) ........................... chiede, ai sensi della circolare n. ........ del...................... la concessione di contributo per la dipendente biblioteca, a carico del capitolo sopra citato del bilancio della Regione Siciliana per l'esercizio finanziario 200....., da impiegare secondo il progetto allegato alla presente istanza.

A tal fine, dichiara che la biblioteca........................... (denominazione) ........................... con sede in........................... via........................... tel./fax..........................., indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) ........................... è in possesso dei requisiti di ammissibilità previsti dalla circolare sopra citata ovvero:

- la biblioteca svolge servizio al pubblico, come da statuto-regolamento adottato in data....................., per n. ............. ore settimanali di cui n. ............. pomeridiane;

- il personale di biblioteca è composto da n. ............ unità;

- il responsabile del servizio è il sig. ..........................., qualifica..........................., nominato con provvedimento adottato da..........................., in data...........................;

- la biblioteca possiede un patrimonio complessivo la cui consistenza alla data del 31 dicembre è di n. ............ documenti, di cui:

inventariati n. ...............; catalogati n. ...............;

- dispone di locali per complessivi mq............... adibiti a servizio al pubblico;

- ha rendicontato i contributi pregressi fino all'esercizio finanziario................. compreso come da documentazione già inoltrata con note n. .........................

Dichiara altresì:

- di essere a piena conoscenza delle disposizioni contenute nella circolare assessoriale n. ............. del........................... cui la presente istanza si riferisce; di impegnarsi a svolgere la spesa secondo le modalità prescritte nella medesima;

- di avere speso complessivamente nell'anno finanziario precedente euro................... di cui:

a) per l'accrescimento, la conservazione del patrimonio bibliografico e la gestione del servizio di pubblica lettura euro.......................

b) per spese di funzionamento (canone locativo, spese per il personale) euro.......................

- che la presente costituisce l'unica istanza presentata all'Amministrazione regionale, o ad altri enti pubblici per l'attuazione del progetto di cui in premessa;

- che l'ente proprietario della biblioteca non persegue fini di lucro (per enti non pubblici).

Alla data del 31 dicembre................. la biblioteca ha:

- registrato n. ................... utenti;

- dato in prestito n. .............. pubblicazioni;

- ha incrementato il proprio patrimonio di n. .................. unità.

Importo che l'ente proprietario intende assumere a proprio carico:

- per l'accrescimento, la conservazione del patrimonio bibliografico e la gestione del Servizio di pubblica lettura euro....................

Forma di pagamento prescelta tra:

- conto corrente bancario n. ...................... coordinate bancarie

ABI...............................

CAB..............................

presso........................... in........................... intestato a

- conto corrente postale n. ........................... intestato a ...........................

In caso di concessione del contributo di impegnarsi ad eseguire la spesa entro l'esercizio finanziario di concessione del contributo Si allega pertanto la documentazione di cui al punto 4 della circolare n. ................... del...........................

La documentazione relativa alle lettere........................... del suddetto punto 4 trovasi già agli atti di codesta Amministrazione giusta note prot. nn. ........................ trasmesse a...........................

Per quanto sopra, consapevole della responsabilità cui può andare incontro in caso di dichiarazione mendace, viene rilasciata la presente dichiarazione ai sensi del D.P.R. n. 445/2000 e s.m.i.

(Luogo e data).......................................

Il legale rappresentante

Allegato B

Dettagliata relazione sull'attività svolta dalla biblioteca nell'anno precedente che valuti il grado di assolvimento delle finalità istituzionali proprie del Servizio di pubblica lettura in relazione alla utenza servita.

Risorse che si intendono attivare o potenziare in relazione agli obiettivi prescelti:

Elenco e principali caratteristiche del patrimonio librario, delle attrezzature, e degli interventi di conservazione per i quali si richiede il contributo:

Priorità e/o urgenze che si segnalano per l'accoglimento:

Tipo di consulenza che eventualmente si richiede alla sezione beni bibliografici della Soprintendenza dei beni culturali ed ambientali competente per territorio:

Visto il legale rappresentante

Il responsabile della biblioteca