Il codice di condotta che gli amministratori sono tenuti a elaborare a norma dell'articolo 15, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2016/1011 (di seguito «codice di condotta») comprende una descrizione chiara, corredata dei relativi requisiti, almeno dei seguenti aspetti riguardanti i dati da fornire:

a) il tipo o i tipi di dati da fornire;

b) gli standard da rispettare per quanto riguarda la qualità e l'accuratezza dei dati;

c) la quantità minima di dati da fornire;

d) l'eventuale ordine di priorità in cui i diversi tipi di dati devono essere forniti;

e) il formato in cui i dati devono essere forniti;

f) la frequenza di trasmissione dei dati;

g) i tempi per la trasmissione dei dati;

h) le eventuali procedure che ciascun contributore è tenuto a predisporre per la rettifica e la standardizzazione dei dati.

1. Il codice di condotta comprende disposizioni volte ad assicurare che una persona sia autorizzata ad agire in qualità di notificatore dei dati per conto del contributore soltanto se il contributore abbia accertato che la persona in questione disponga delle competenze, delle conoscenze, della formazione e dell'esperienza necessarie a svolgere tale ruolo.

2. Il codice di condotta descrive la procedura di diligenza dovuta che il contributore è tenuto a seguire al fine di accertare che la persona disponga delle competenze, delle conoscenze, della formazione e dell'esperienza necessarie per trasmettere i dati per suo conto. La procedura descritta comprende l'obbligo di effettuare controlli al fine di verificare:

a) l'identità della persona;

b) le qualifiche della persona;

c) la reputazione della persona, per verificare tra l'altro se in precedenza le è stato interdetto, in ragione di comportamenti colposi, di trasmettere dati per un indice di riferimento.

3. Il codice di condotta precisa la procedura e i mezzi che i contributori di dati sono tenuti ad utilizzare per comunicare all'amministratore l'identità delle persone che trasmettono i dati per loro conto, in modo da consentire all'amministratore di verificare che il notificatore sia autorizzato a trasmettere i dati per conto del contributore.

Art. 3

Il codice di condotta comprende disposizioni che impongono al contributore di dati di predisporre e applicare almeno le seguenti politiche:

a) una politica in materia di dati che comprenda almeno la descrizione:

i) dei dati da prendere in considerazione per determinare la contribuzione dei dati;

ii) dei dati che il contributore può escludere dalla contribuzione, compresa la ragione o le ragioni per cui tali dati possono essere esclusi;

b) una politica in materia di trasmissione dei dati all'amministratore che comprenda almeno:

i) la descrizione della procedura da utilizzare per il trasferimento sicuro dei dati;

ii) piani di emergenza per la trasmissione dei dati in caso di difficoltà tecniche o operative, assenza temporanea di un notificatore o indisponibilità dei dati richiesti dalla metodologia.

1. Il codice di condotta comprende disposizioni volte a garantire che i sistemi e i controlli di cui all'articolo 15, paragrafo 2, lettera d), del regolamento (UE) 2016/1011 includano, tra l'altro, i seguenti elementi:

a) controlli precedenti alla contribuzione per individuare eventuali dati sospetti, compresi controlli sotto forma di riesame dei dati da parte di una seconda persona;

b) controlli successivi alla contribuzione volti a confermare che i dati ottenuti sono stati forniti conformemente alle prescrizioni del codice di condotta e a individuare eventuali dati sospetti;

c) il monitoraggio del trasferimento dei dati all'amministratore conformemente alle politiche applicabili.

2. Il codice di condotta può autorizzare il contributore a utilizzare per la contribuzione dei dati un sistema automatizzato, in cui le persone fisiche non possono modificare la contribuzione dei dati, solo se la relativa autorizzazione è assoggettata alle seguenti condizioni:

a) il contributore di dati è in grado di monitorare il corretto funzionamento del sistema automatizzato in modo continuativo;

b) dopo ogni aggiornamento o modifica del software il contributore controlla il sistema automatizzato prima della contribuzione di nuovi dati.

In tal caso, non è necessario che il codice di condotta imponga al contributore di dati di predisporre i controlli di cui al paragrafo 1.

3. Il codice di condotta definisce le procedure che il contributore è tenuto a predisporre per far fronte a eventuali errori nei dati forniti.

4. Il codice di condotta impone al contributore di riesaminare i sistemi e i controlli predisposti in relazione alla contribuzione di dati su base regolare e, in ogni caso, almeno una volta l'anno.

Qualora preveda che il contributore eserciti discrezionalità nella contribuzione dei dati, il codice di condotta impone al contributore di definire politiche sull'esercizio della discrezionalità che precisino almeno quanto segue:

a) le circostanze in cui il contributore di dati può esercitare discrezionalità;

b) le persone nell'organizzazione del contributore autorizzate a esercitare discrezionalità;

c) i controlli interni che regolano l'esercizio della discrezionalità da parte del contributore di dati nel rispetto delle sue politiche;

d) le persone nell'organizzazione del contributore autorizzate a effettuare la valutazione ex post dell'esercizio della discrezionalità.

1. Il codice di condotta comprende disposizioni che impongono al contributore di definire politiche di conservazione delle registrazioni volte ad assicurare che il contributore conservi la registrazione di tutte le informazioni pertinenti necessarie ad accertare il suo rispetto del codice di condotta, compresa la registrazione contenente almeno le seguenti informazioni:

a) le politiche e le procedure del contributore che disciplinano la contribuzione dei dati e qualsiasi modifica rilevante di tali politiche o procedure;

b) il registro dei conflitti di interesse di cui all'articolo 8, paragrafo 1, lettera b), del presente regolamento;

c) le eventuali misure disciplinari adottate nei confronti del personale del contributore in relazione alle attività correlate agli indici di riferimento;

d) l'elenco dei notificatori e delle persone che effettuano i controlli in relazione alle contribuzioni, ivi compresi nome e cognome e ruolo nell'organizzazione del contributore e le date in cui sono stati autorizzati e, se del caso, in cui hanno cessato di essere autorizzati a svolgere il loro ruolo connesso alla trasmissione dei dati;

e) in relazione a ciascuna contribuzione di dati:

i) i dati forniti;

ii) i dati presi in considerazione per determinare la contribuzione di dati e gli eventuali dati esclusi;

iii) l'eventuale uso della discrezionalità;

iv) gli eventuali controlli sui dati effettuati;

v) le eventuali comunicazioni relative alla contribuzione dei dati tra il notificatore e chiunque all'interno dell'organizzazione del contributore effettui i controlli in relazione alla contribuzione.

2. Il codice di condotta prevede che, in base alle politiche in materia di conservazione delle registrazioni, le informazioni siano conservate per un periodo minimo di cinque anni, o di tre anni se le registrazioni sono relative a conversazioni telefoniche o a comunicazioni elettroniche, e archiviate su un supporto che le renda accessibili per futura consultazione.

3. L'amministratore può scegliere di omettere la prescrizione di cui al paragrafo 1, lettera e), punto iv), nel caso dei contributori che forniscono dati per un indice di riferimento significativo.

4. L'amministratore può scegliere di omettere una o entrambe le prescrizioni di cui al paragrafo 1, lettera e), punto iv) e punto v), nel caso dei contributori che forniscono dati per un indice di riferimento non significativo.

1. Il codice di condotta impone ai contributori di dati di definire procedure interne documentate che prevedano che il personale segnali eventuali dati sospetti alla funzione di controllo della conformità del contributore, qualora tale funzione esista, e all'alta dirigenza del contributore.

2. Il codice di condotta precisa le condizioni in base alle quali il contributore deve segnalare i dati sospetti all'amministratore, e precisa altresì il mezzo di comunicazione che deve utilizzare per contattare l'amministratore.

1. Il codice di condotta prevede che il contributore di dati predisponga sistemi e controlli relativi alla gestione dei conflitti di interesse che includano almeno i seguenti elementi:

a) la definizione di una politica sui conflitti di interesse che indichi:

i) il processo per l'individuazione e la gestione dei conflitti di interesse, inclusa l'eventuale attivazione interna del livello successivo d'intervento per la gestione di tali conflitti;

ii) le misure volte a prevenire o a ridurre al minimo il rischio di conflitti di interesse nel processo di reclutamento dei notificatori;

iii) le misure volte a prevenire o a ridurre al minimo il rischio di conflitti di interesse nelle politiche di remunerazione del personale del contributore;

iv) le misure volte a prevenire o a ridurre al minimo il rischio di conflitti di interesse derivanti dalla struttura di gestione del contributore;

v) le prescrizioni relative alle comunicazioni tra i notificatori e altro personale nell'organizzazione del contributore di dati;

vi) qualsiasi separazione fisica o organizzativa tra i notificatori e altro personale del contributore di dati necessaria al fine di prevenire o ridurre al minimo il rischio di conflitti di interesse;

vii) le norme e le misure per gestire qualsiasi esposizione finanziaria del contributore di dati a uno strumento finanziario o a un contratto finanziario facente riferimento all'indice di riferimento per il quale il contributore fornisce i dati; b) la creazione del registro dei conflitti di interesse da utilizzare per registrare tutti i conflitti di interesse individuati e le eventuali misure adottate per gestirli, insieme alle prescrizioni che impongono di tenere aggiornato il registro e di fornire l'accesso allo stesso ai revisori interni o esterni.

2. Il codice di condotta impone che i membri del personale del contributore di dati partecipanti al processo di contribuzione ricevano una formazione su tutte le politiche, le procedure e i controlli relativi all'individuazione, alla prevenzione e alla gestione dei conflitti di interesse.

3. L'amministratore può scegliere di omettere una o più prescrizioni di cui al paragrafo 1, lettera a), punti iii), v), vi) e vii), nel caso dei contributori che forniscono dati per un indice di riferimento non significativo.

Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Esso si applica a decorrere dal 25 gennaio 2019.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

Fatto a Bruxelles, il 13 luglio 2018

Per la Commissione

Il presidente

JEAN-CLAUDE JUNCKER