Al Segretario Generale

Ai Dirigenti preposti ai Dipartimenti regionali e Uffici equiparati, Uffici speciali, Uffici alle dirette dipendenze del Presidente della Regione, Ufficio del Garante per la tutela dei diritti fondamentali dei detenuti e per il loro reinserimento sociale

Ai Dirigenti preposti agli Uffici di diretta collaborazione del Presidente della Regione e degli Assessori

e p.c.

Al Presidente della Regione

Agli Assessori regionali

Al Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza 

Il Piano regionale per la semplificazione amministrativa e normativa, approvato con deliberazione della Giunta regionale n. 209 del 21 giugno 2012, prevede, tra le misure di semplificazione, la revisione biennale dei tempi di conclusione dei procedimenti amministrativi, nella duplice ottica del buon andamento dell'azione amministrativa e del rispetto degli interessi dei soggetti privati coinvolti nell'esercizio dell'attività amministrativa.

Principale parametro normativo di riferimento della misura in esame è l'articolo 2 "Tempi di conclusione del procedimento" della legge regionale 30 aprile 1991, n. 10 - come modificato dall'art. 2, comma 1, della legge regionale 5 aprile 2011, n. 5 - il cui comma 2 stabilisce il principio generale che "Nei casi in cui le leggi o i regolamenti adottati ai sensi dei commi 2-bis e 2-ter non prevedano un termine diverso, le pubbliche amministrazioni hanno il dovere di concludere il procedimento entro il termine di trenta giorni."

Tale rigorosa disciplina è temperata dai successivi commi 2-bis e 2-ter, che consentono all'Amministrazione regionale di individuare, attraverso appositi regolamenti, termini di conclusione dei procedimenti non superiori, rispettivamente, a 60 ed a 150 giorni.

Nella fattispecie di cui al comma 2-bis, il regolamento è proposto al Presidente della Regione dall'Assessore competente per materia mentre nella seconda ipotesi - ricorrente in presenza di particolari esigenze connesse all'organizzazione amministrativa, alla natura degli interessi pubblici tutelati ed alla complessità di alcuni procedimenti amministrativi - la proposta dell'Assessore competente per materia dovrà previamente essere concertata con l'Assessore regionale per le Autonomie Locali e la Funzione Pubblica.

Sulla base delle superiori disposizioni e delle indicazioni contenute nella Circolare dell'Assessore regionale per le Autonomie Locali e la Funzione Pubblica n. 1/GAB/2011 recante "Linee guida per l'attuazione dell'art. 2 della legge regionale 5 aprile 2011 n. 5", le singole Strutture dell'Amministrazione regionale hanno operato negli anni 2011/2012 una prima mappatura dei procedimenti amministrativi di propria competenza, individuandone altresì i termini di conclusione.

In presenza di motivate esigenze, gli Assessori hanno proposto al Presidente della Regione appositi decreti recanti Norme di attuazione dell'articolo 2, commi 2 bis e 2 ter, della legge regionale 30 aprile 1991, n. 10 che - nei limiti di cui ai citati commi 2-bis e 2-ter - fissano, per specifici procedimenti amministrativi, termini superiori rispetto a quello ordinario.

Costituiscono parte integrante dei suddetti regolamenti 2 tabelle, denominate "A" e "B", che individuano puntualmente i procedimenti interessati, riportandone per ciascuno le informazioni principali: "denominazione del procedimento", "riferimento normativo", tipo di "iniziativa", d'ufficio o di parte, tipo di "provvedimento finale", "unità organizzativa responsabile del procedimento" e "termine di conclusione".

I termini previsti per la conclusione dei procedimenti sono stati quindi pubblicati nei siti web delle competenti Strutture regionali (art. 2, comma 3, della L.r. n. 10/1991 ).

La ricognizione delle procedure amministrative e la ridefinizione dei relativi tempi di conclusione, in precedenza mai svolta in modo organico, ha consentito di realizzare un significativo intervento di semplificazione amministrativa: da un lato, l'Amministrazione ha potuto acquisire un quadro sufficientemente completo delle tipologie e dei termini di conclusione dei propri procedimenti amministrativi, dall'altro, ogni interessato è stato posto in condizione di meglio verificare l'adeguatezza delle risposte fornite dall'Amministrazione in termini di efficienza e correttezza.

Peraltro, nel rispetto delle finalità di semplificazione, l'attività è stata eseguita con l'obiettivo di pervenire, attraverso l'individuazione e l'ottimizzazione delle diverse fasi endoprocedimentali, allo snellimento dell'iter procedurale in funzione del massimo contenimento del termine finale. Si è così voluto coniugare il principio costituzionale di buon andamento, inteso come adeguatezza e funzionalità dell'azione amministrativa, con l'interesse del cittadino ad un procedimento quanto più spedito e certo nei suoi tempi di definizione.

Per non disperdere e, anzi, consolidare, i risultati raggiunti, il Piano regionale per la semplificazione amministrativa e normativa ha previsto (punto 4.1.3) la revisione biennale della mappatura dei procedimenti amministrativi, inclusi quelli oggetto dei regolamenti adottati ai sensi dei ripetuti commi 2-bis e 2-ter dell'articolo 2 della l.r. 10/1991.

La revisione deve essere orientata all'identificazione dei margini di miglioramento scaturenti dalla semplificazione e dall'informatizzazione dei processi, in vista della progressiva riduzione dei termini di conclusione dei procedimenti.

Nell'occasione è anche verificata la completezza delle informazioni contenute nella precedente mappatura e sono apportati i necessari aggiornamenti (es. integrazione o modifica del riferimento normativo, modifica dell'unità organizzativa responsabile, modifica della durata del procedimento, etc.) per una migliore descrizione del procedimento stesso.

Alla data odierna, la prescritta revisione biennale risulta conclusa solo per 6 tra i Dipartimenti regionali (in 5 casi con l'emanazione, nel corso dell'anno 2016, di nuovi regolamenti) e per nessuna delle rimanenti Strutture in indirizzo.

Si ribadisce in proposito che, in assenza di diverse previsioni di legge o dei regolamenti di cui al citato articolo 2, i termini de guo restano fissati in 30 giorni per qualunque tipologia di procedimento.

Peraltro, oltre che per il decorrere dell'ulteriore biennio, una procedura di revisione si rende in ogni caso necessaria per effetto dei decreti presidenziali di riorganizzazione emanati posteriormente alla prima mappatura effettuata negli anni 2011/2012 e dopo l'adozione dell'eventuale regolamento di revisione del 2016. Si fa riferimento, in particolare, al decreto presidenziale 14 giugno 2016, n. 12, di rimodulazione degli assetti organizzativi dei Dipartimenti regionali di cui all'articolo 49, comma 1, della legge regionale 7 maggio 2015, n. 9, nonché ai decreti successivi riguardanti singole Strutture.

Stante quanto sopra, entro il prossimo 31 ottobre - data individuata in coerenza con la programmazione della misura 16 del Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza, di cui si dirà più ampiamente nel prosieguo - gli Uffici cui sono preposti i Dirigenti in indirizzo dovranno realizzare una puntuale ricognizione dei propri procedimenti amministrativi e la relativa scomposizione in fasi, al duplice fine di accertarne la corretta imputazione alla Struttura competente a seguito dei decreti di riorganizzazione e di verificare l'attualità e la completezza della precedente mappatura in relazione all'evoluzione della normativa di settore. Nell'occasione, dovrà altresì essere valutata, con particolare attenzione, la sussistenza di margini per una ulteriore riduzione dei tempi di conclusione.

Gli esiti di tale ricognizione, indipendentemente dall'attivazione di eventuali procedure regolamentari, dovranno essere tempestivamente comunicati al Dipartimento regionale della Funzione Pubblica e del Personale, Servizio 14, al fine di consentire il necessario monitoraggio sul corretto adempimento della misura di semplificazione in esame.

In ordine ai criteri e procedure da seguire, nel richiamare le indicazioni operative già diramate con direttive dell'Assessore regionale per le autonomie locali e la funzione pubblica prot. n. 71041 del 28 maggio 2014 e prot. n. 125694 del 9 ottobre 2014, si precisa che le attività di revisione biennale dei tempi di conclusione dei procedimenti amministrativi dovranno svolgersi nel rispetto delle finalità di semplificazione indicate dalla legge e in coerenza con i seguenti criteri generali:

- mappatura di tutti i procedimenti di competenza della Struttura;

- individuazione di tutti gli aspetti organizzativi e di tutte le fasi del procedimento;

- riduzione del numero delle fasi procedimentali;

- riduzione degli atti preparatori che precedono il provvedimento conclusivo (cd atti endoprocedimentali);

- riduzione dei termini di conclusione del procedimento;

- individuazione di modalità e tempi di conclusione uniformi per i procedimenti dello stesso tipo che si svolgono presso più dipartimenti;

- semplificazione ed accelerazione delle procedure di spesa, con particolare riferimento ai crediti vantati dalle imprese;

- soppressione dei procedimenti che risultino non più rispondenti alle finalità e agli obiettivi definiti dalla legislazione di settore o che non risultino più coerenti con i principi fondamentali della legislazione statale o comunitaria;

- predisposizione di strumenti di verifica e controllo che consentano la tempestiva rilevazione di anomalie e l'adozione di interventi correttivi, anche per evitare possibili responsabilità in caso di risarcimento del danno ingiusto ai sensi del comma 4-quater.

Alla luce delle indicazioni sopra richiamate, i Dirigenti preposti alle Strutture in indirizzo - avvalendosi dei rispettivi Referenti per le proposte di semplificazione, in collaborazione con i dirigenti delle altre strutture organizzative - dovranno condurre una puntuale attività di mappatura comprendente i seguenti passaggi principali: ricognizione dei procedimenti di competenza, scomposizione in fasi, valutazione dei margini di informatizzazione e ottimizzazione, conferma o individuazione di nuovi termini di conclusione.

L'attività di coordinamento sarà svolta dal competente Dipartimento della Funzione Pubblica e del Personale, Servizio 14, che indirà apposite riunioni anche ai fini della condivisione di una metodologia uniforme.

Nell'ipotesi in cui, all'esito della ricognizione, emergesse l'esigenza di modificare le su citate tabelle "A" (procedimenti amministrativi con termine di conclusione compreso tra 31 e 60 giorni) e "B" (procedimenti con termine di conclusione compreso tra 61 e 150 giorni) allegate ad un vigente regolamento o di avvalersi, comunque, delle previsioni riportate ai citati commi 2-bis e 2-ter, in una prima fase interna, i Dirigenti preposti alle Strutture in indirizzo predisporranno apposito schema di regolamento da inoltrare all'On. le Presidente della Regione o all'Assessore al ramo, secondo le rispettive competenze. In assenza di specifiche ragioni che rendano necessario intervenire sull'articolato del regolamento, la procedura potrà essere resa più spedita limitandosi alla sostituzione delle sole tabelle "A" o "B".

Nel caso previsto dal comma 2-ter del menzionato articolo 2 l.r. 10/1991, l'Organo politico di riferimento, al fine di acquisire il prescritto concerto dell'Assessore per le Autonomie Locali e la Funzione Pubblica, invierà all'indirizzo di posta elettronica certificata "assessorato.autonomie.locali.fp@certmail.regione.sicilia.it" lo schema di regolamento, con allegata la sola Tabella "B", in formato .pdf e .ods, munita di apposita relazione motivante, per ciascuno dei procedimenti interessati, l'individuazione di termini compresi tra 61 e 150 giorni.

L'Assessore proponente, definiti gli schemi di regolamento inerenti i procedimenti relativi alle strutture di propria competenza, acquisirà sugli stessi l'avviso dell'Ufficio Legislativo e Legale della Presidenza della Regione e, successivamente, ne disporrà l'inoltro al Consiglio di Giustizia Amministrativa per il prescritto parere preventivo.

Infine, gli Assessori potranno formalizzare le proprie proposte alla Giunta regionale, per l'ulteriore corso della procedura.

Si ritiene opportuno evidenziare che l'attività di revisione della mappatura dei procedimenti amministrativi, nelle varie fasi in cui la stessa si articola, dovrà essere attentamente coordinata con una serie di ulteriori adempimenti previsti per finalità diverse, ma non meno rilevanti, rispetto a quelle oggetto della presente.

In particolare:

- la scheda di programmazione della Misura 16 "Mappatura delle aree a rischio - analisi, valutazione e gestione del rischio - controllo e prevenzione" del Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza - Aggiornamento 2018-2020 prevede la predisposizione, da parte di ogni Struttura regionale, entro il prossimo 31 ottobre, del "Catalogo dei processi" di competenza, quale fase propedeutica alla Mappatura delle aree a rischio da definirsi entro il 31 ottobre dell'anno seguente.

La rilevazione dei processi a tal fine operata - e la relativa scomposizione in fasi - costituirà un prezioso riferimento per la revisione dei procedimenti e dovrà, ovviamente, svolgersi in coerenza con la stessa

- la revisione dei procedimenti amministrativi è funzionale, inoltre, all'aggiornamento periodico delle informazioni, inerenti anche i termini di conclusione dei procedimenti amministrativi, contenute nella banca dati pubblicata nel sito web dell'Amministrazione regionale ai fini dell'assolvimento dell'obbligo di pubblicità dei procedimenti amministrativi stabilito dall'art. 35, co. 1, del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33

- lo svolgimento di una accurata rilevazione dei processi costituisce, ancora, elemento fondamentale ai fini della predisposizione del Piano triennale dei fabbisogni di personale, secondo le previsioni degli articoli 6 e 6-ter del decreto legislativo n. 165/2001, come novellati dall'articolo 4 del decreto legislativo n. 75 del 2017.

Il Piano triennale dei fabbisogni richiede, infatti, la puntuale individuazione dei processi, funzioni e attività cui l'Amministrazione è chiamata ad ottemperare, che necessitano di personale

Si ricorda, infine, che i risultati della revisione - elenco dei procedimenti amministrativi e relativi termini - dovranno essere resi pubblici ai sensi dell'art. 2, co. 3, della l.r. n. 10/1991, a mente del quale "Il termine per la conclusione del procedimento è reso pubblico con mezzi idonei e, in ogni caso, è immediatamente pubblicizzato attraverso i siti web delle singole amministrazioni".

Si evidenzia, in proposito, che nella sezione Amministrazione Trasparente del sito web istituzionale dell'Amministrazione regionale sono pubblicati sia la Banca dati dei procedimenti amministrativi della Regione Siciliana [1] sia i risultati del monitoraggio periodico sul rispetto dei tempi procedimentali [2], rispettivamente ai sensi dell'articolo 35, co. 1, del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 e dell'art. 1, co. 28, della legge 6 novembre 2012, n. 190.

Si raccomanda la massima collaborazione ai fini della puntuale attuazione degli obiettivi fissati dalle richiamate disposizioni normative e dalle misure programmate.

L'Assessore

BERNADETTE GRASSO

Il Dirigente Generale

ROSALIA PIPIA

Il Dirigente del Servizio

DI SALVO

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[1] link: http://pti.regione.sicilia.iuportal/page/portal/PIR_PORTALE/PIR_Ammtrasparente/PIR_Attivitaeprocedimenti/PIR_Tipoprocedimento/Procedimenti%20-%20sistema%20di%20ricerca

[2] link: http://pti.regione.sicilia.it/portal/page/portal/PIR_PORTALE/PIR_Ammtrasparente/PIR_Altricontenuti/PIR_Datiulteriori/PIR_Monitoraggiotempiprocedimentali