ALLE SOCIETA' CONTROLLATE DELLA REGIONE SICILIANA

AI COLLEGI SINDACALI DELLE SOCIETA' CONTROLLATE DELLA REGIONE SICILIANA

e, p.c. AL PRESIDENTE DELLA REGIONE

UFFICIO DI DIRETTA COLLABORAZIONE

ALL'ASSESSORE REGIONALE PER L'ECONOMIA

UFFICIO DI DIRETTA COLLABORAZIONE

ALLA CORTE DEI CONTI SEZ. DI CONTROLLO DELLA REGIONE SICILIANA

In applicazione delle disposizioni dell'art. 2 della legge regionale 10 luglio 2018, n. 10 l'Assessore regionale per l'economia ha emanato il decreto n. 2731 del 26 ottobre 2018 (di seguito, nella presente circolare, il "decreto"), con l'obiettivo di definire sia il sistema dei controlli della Regione sulle proprie società partecipate sia le modalità applicative dei nuovi adempimenti previsti dal predetto articolo.

La normativa di riferimento ed il decreto riguardano le società in controllo pubblico della Regione (di seguito, nella presente "società controllate" o "società"), considerando partitamente, tra di esse, quelle in house: il decreto si applica a tutte le società controllate, fatta eccezione per le disposizioni dell'art. 5, che si applicano solo alle società in house.

Preliminarmente, si ritiene opportuno ricordare che in data 24 ottobre 2018 è stata emanata la circolare dell'Assessore regionale per l'economia n. 21, esplicativa del decreto in oggetto.

Il decreto è così articolato:

- art. 1 contenuto ed ambito di applicazione

- art. 2 atti regolamentari interni

- art. 3 processo di assegnazione degli obiettivi

- art. 4 monitoraggio periodico

- art. 5 controlli aggiuntivi preventivi per le società in house

- art. 6 raccordo con gli adempimenti pre-vigenti

- art. 7 responsabilità

- art. 8 disposizioni transitorie.

E' necessario, in primo luogo, precisare, che, ai sensi dell'art. 8 del decreto, le disposizioni di cui agli articoli 1, 2, 3 e 7 dello stesso entrano in vigore immediatamente, mentre le disposizioni di cui agli articoli 4 e 5 entreranno in vigore nel 2019.

Pertanto, la presente circolare dirama prime istruzioni, con riferimento alle disposizioni degli articoli 2 (atti regolamentari interni) e 3 (fissazione degli obiettivi) del decreto, di immediata applicazione; mentre, si fa riserva di diramare ulteriori direttive con prossima circolare, in ordine alle disposizioni degli articoli 4 (monitoraggio) e 5 (controlli preventivi per le società in house).

Art. 2 - Atti regolamentari interni

L'art. 2 del decreto riporta l'elenco degli atti regolamentari interni, già indicato nell'art. 2 della legge regionale n. 10/2018, che le società controllate devono adottare entro il 31 dicembre dell'anno in corso:

a) programma di valutazione del rischio di crisi aziendale;

b) regolamento di conformità alle norme di tutela della concorrenza;

c) istituzione ufficio di controllo interno;

d) codici di condotta verso consumatori, utenti, dipendenti, collaboratori;

e) programmi di responsabilità sociale d'impresa.

Come per qualsiasi procedura interna e più in generale per l'individuazione della più adeguata organizzazione aziendale, ogni società dovrà adottare gli atti regolamentari interni testè elencati tenendo conto delle proprie specifiche caratteristiche.

Fatte salve, ovviamente, diverse disposizioni di legge o norme statutarie delle singole società, nell'ambito delle direttive della presente circolare, gli atti testè elencati sono approvati dall'organo amministrativo; l'approvazione deve avvenire entro il 31 dicembre 2018 e gli atti devono essere trasmessi alla Ragioneria generale della Regione entro il 15 gennaio 2019.

Nell'ambito dei compiti ad essi ascritti, i collegi sindacali dovranno dedicare particolare attenzione ed essere stimolo e presidio per la corretta attuazione del nuovo impianto normativo, sia per l'adeguatezza delle procedure, prima da istituire e poi da eseguire, sia per il rispetto delle scadenze assegnate dalla legge e dal decreto.

Tra gli atti regolamentari interni di cui al precitato art. 2, si distinguono adempimenti annuali da adempimenti una tantum.

Si precisa che dall'applicazione delle presenti disposizioni non potranno derivare maggiori oneri a carico delle società controllate.

Nel proseguo della trattazione vengono fornite indicazioni in particolare per ciascun atto regolamentare.

a) Programma di valutazione del rischio di crisi aziendale (adempimento annuale)

Il Programma di valutazione del rischio di crisi aziendale deve mettere in evidenza eventuali rischi interni, relativi all'adeguatezza dell'assetto organizzativo o delle risorse umane e strumentali, o esterni (contratti di servizio, contributi in conto esercizio), che potrebbero compromettere la continuità aziendale.

Per le buone pratiche e per autorevoli punti di riferimento, si segnalano, tra gli altri, i documenti realizzati e le attività in corso del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e di Utilitalia.

Invero, il TUSP non dà una definizione del "Programma" né fornisce esplicite indicazioni sui suoi contenuti né sugli indicatori di crisi; tuttavia, l'obbligo di predisporre il programma in questione è collegato alle disposizioni dell'art. 14, commi 2 e 3, del D.Lgs. n. 175/2016, che recitano:

"2. Qualora emergano, nell'ambito dei programmi di valutazione del rischio di cui all'articolo 6, comma 2, uno o più indicatori di crisi aziendale, l'organo amministrativo della società a controllo pubblico adotta senza indugio i provvedimenti necessari al fine di prevenire l'aggravamento della crisi, di correggerne gli effetti ed eliminarne le cause, attraverso un idoneo piano di risanamento.

3. Quando si determini la situazione di cui al comma 2, la mancata adozione di provvedimenti adeguati, da parte dell'organo amministrativo, costituisce grave irregolarità ai sensi dell'articolo 2409 del codice civile.".

Quindi, l'essenza del "Programma" è:

- l'individuazione ed il monitoraggio di un set di indicatori idonei a segnalare in anticipo eventuali elementi importanti di crisi aziendale;

- gli amministratori devono avvistare, affrontare e risolvere le criticità individuate, adottando le iniziative necessarie per evitare l'aggravamento della crisi, per correggerne gli effetti ed eliminarne le cause.

Si sottolinea che la mancata adozione dei suddetti documenti costituisce grave irregolarità ai sensi dell'art. 2409 del cod. civ., con conseguente possibilità per i soci di procedere alla denuncia al tribunale.

Se dall'applicazione dei parametri di cui all'art. 20 del D.Lgs. n. 175/2016 emerge il rischio della sussistenza della società, il programma di valutazione ha lo scopo di "allertare" preventivamente il CdA sulla necessità di adottare immediatamente azioni atte a scongiurare il consolidarsi della crisi aziendale. Pertanto, i parametri del set di indicatori previsti dal programma di valutazione del rischio di crisi devono essere ulteriori e più restrittivi di quelli in atto previsti dall'art. 20 del D.Lgs. n. 175/2016 e dagli artt. 2446 e 2447 del codice civile.

Il set di indicatori deve comprendere adeguati indici:

- di struttura,

- finanziari,

- economici.

Ferma restando la necessità che tali parametri siano definiti da ciascuna società tenendo conto delle particolari situazioni derivanti dal settore di attività e dell'analisi dell'andamento storico dei suddetti indicatori, si suggeriscono, a mero titolo esemplificativo, taluni parametri:

- gestione operativa negativa per n. anni;

- erosione del patrimonio per perdite in misura superiore a x%, negli ultimi due esercizi;

- oneri finanziari su fatturato superiore a x%;

- indice di struttura finanziaria (patrimonio + debiti a medio lungo termine su attivo immobilizzato) inferiore a 1, in una misura superiore a x%.

Il "Programma", inoltre, deve comprendere la procedura di applicazione degli indicatori, che deve precisare i soggetti allo scopo deputati, la frequenza (almeno semestrale) e le modalità di detta applicazione.

Le società devono adottare entro il 31 dicembre 2018 il proprio Programma, che contiene i parametri "personalizzati" e la procedura di applicazione, da trasmettere alla Ragioneria generale della Regione entro il 15 gennaio 2019; tale Programma sarà poi oggetto di aggiornamento annuale, secondo le medesime scadenze.

b) Regolamento interno in materia di tutela della concorrenza (adempimento una tantum)

L'art. 2, lett. b), del decreto prevede il Regolamento interno volto a garantire la conformità dell'attività sociale alle norme di tutela della concorrenza, comprese quelle in materia di concorrenza sleale, nonché alle norme di tutela della proprietà industriale o intellettuale; esso, ovviamente deve tenere conto ed essere elaborato in relazione alla natura della società ed al ruolo da essa svolto, nonché tenendo in considerazione le specificità dimensionali e gestionali.

In particolare, le società regionali di minori dimensioni o meno interessate da dinamiche concorrenziali di mercato potranno adottare regolamenti interni semplificati.

Per l'adozione del precitato regolamento, si rimanda al rispetto delle buone pratiche; esso, in linea generale, deve considerare sia il confronto con i propri concorrenti sul mercato dei servizi espletati dalla società (output d'impresa o cicli attivi) sia la concorrenza nell'acquisizione dei fattori produttivi (input d'impresa o cicli passivi).

In particolare, le società in house saranno interessate alla concorrenza sul fronte dei servizi prestati solo per quella eventuale parte dei propri servizi prestati a soggetti diversi dai propri enti pubblici partecipanti, comunque non superiore al 20% del proprio fatturato; mentre, per l'acquisizione dei fattori produttivi, si ricorda che esse devono applicare il codice degli appalti, in virtù della espressa previsione del comma 7 dell'art. 16 del D.Lgs. n. 175/2016.

Le società devono adottare il proprio regolamento interno entro il 31 dicembre 2018 e devono trasmetterlo alla Ragioneria generale della Regione entro il 15 gennaio 2019.

c) Istituzione dell'ufficio di controllo interno (adempimento una tantum)

L'ufficio di controllo interno deve essere istituito entro il 31 dicembre 2018 previa intesa con l'Assessorato regionale dell'economia; entro la stessa data deve essere approvato il relativo regolamento interno.

Pertanto, si invita a formalizzare proposte concrete entro il 20 dicembre p.v. all'indirizzo di questa Ragioneria generale, ricordando e sottolineando, in particolare per il presente adempimento, che la presente struttura interna non può essere standardizzata o mutuata acriticamente da altre realtà aziendali non omogenee ma deve essere strutturata secondo le caratteristiche e le esigenze dimensionali, gestionali ed organizzative di ciascuna società.

Sia per la rilevanza dell'istituenda struttura interna sia per la novità della stessa per diverse società controllate dalla Regione sia per l'imminenza della scadenza stabilita, di seguito si forniscono indicazioni ed orientamenti di carattere generale per l'urgente formulazione delle necessarie proposte da parte delle società.

L'Ufficio di controllo interno assume una posizione chiave nella strutturazione dei processi, nella gestione dei rischi aziendali e nell'organizzazione dei presidi di controllo.

L'Ufficio di controllo interno può essere definito come l'attività indipendente ed obiettiva di verifica e consulenza, finalizzata al miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza dell'organizzazione dell'azienda; esso, altresì, è presidio di garanzia della regolarità dell'azione amministrativa.

L'Ufficio di controllo interno collabora con il collegio sindacale e con la struttura di controllo di questa Amministrazione; esso, insieme agli organi sociali secondo le rispettive competenze, è destinatario di ogni richiesta di questa Amministrazione nell'ambito delle funzioni di controllo ad essa ascritte.

L'Ufficio di controllo interno adotta un approccio professionale e sistematico per valutare e migliorare i processi di:

- controllo,

- gestione dei rischi,

- governo dell'azienda.

L'approccio professionale e sistematico comporta adeguato know how ed elevate capacità interpersonali per le relazioni con tutte le funzioni aziendali, nonché specifiche competenze.

Nell'istituzione dell'Ufficio di controllo interno, nella sua collocazione nel funzionigramma aziendale e nel definirne il regolamento, gli amministratori devono assicurare la sua indipendenza ed obiettività.

Riguardo all'indipendenza, è necessario che l'Ufficio di controllo interno:

- sia libero da condizionamenti delle funzioni aziendali,

- abbia libero accesso al vertice ed al management aziendale,

- abbia adeguate risorse, competenza e professionalità.

Riguardo all'obiettività, l'Ufficio di controllo interno deve essere imparziale e potere esprimere il proprio giudizio professionale libero sia dalle altre funzioni aziendali sia da condizionamenti del vertice e del management.

Il decreto, tra l'altro, sottolinea che l'Ufficio di controllo interno deve essere strutturato in maniera adeguata anche con riguardo alle dimensioni della società: pertanto, le società con un numero ridotto di dipendenti potranno valutare di attribuire le relative funzioni ad un unico soggetto, il quale potrà espletare le funzioni di controllo interno anche insieme ad eventuali altre mansioni non confliggenti con esse; questi, comunque, sarà anche l'interfaccia per ogni esigenza conoscitiva della scrivente.

d) Codice di condotta per la disciplina dei comportamenti imprenditoriali nei confronti di consumatori, utenti, dipendenti e collaboratori, ed altri portatori di legittimi interessi (adempimento una tantum)

Ciascuna società predispone dei codici di condotta dei dipendenti o aderisce a codici di condotta collettivi esistenti.

Anche per tale documento si ritiene opportuno fare rimando al rispetto delle buone pratiche; tali regole e principi di condotta integrano i principi generali che governano il comportamento e il modo di agire, nell'ambito lavorativo, dei soggetti che operano in nome e/o per conto e/o alle dipendenze della società.

I medesimi soggetti sono, pertanto, tenuti a rispettare dette regole, in conformità alla normativa civile e penale agli stessi applicabile, ivi inclusi i doveri generali di correttezza, diligenza e buona fede, anche al fine di garantire il rispetto dei valori di imparzialità, indipendenza, riservatezza e trasparenza, riconducibili all'etica propria di qualsiasi tipologia di lavoro.

Secondo la facoltà prevista dalla normativa, si raccomanda in particolare alle società di minori dimensioni, anziché adottare propri regolamenti interni, di individuare codici di condotta collettivi, confacenti con la propria attività e con le proprie caratteristiche aziendali, cui aderire.

Le società devono adottare anche il presente atto regolamentare entro il 31 dicembre 2018 e trasmetterlo alla Ragioneria generale della Regione entro il 15 gennaio 2019.

e) Programmi di responsabilità sociale d'impresa, in conformità alle raccomandazioni della Commissione europea (adempimento una tantum) In attuazione della direttiva comunitaria n. 2014/95/UE, il D.Lgs. n. 254/2016 rende obbligatoria, per le imprese quotate e per le società bancarie e assicurative, una dichiarazione annuale integrativa degli aspetti economici, che, con riferimento alla gestione societaria, consideri le questioni ambientali, sociali, del rispetto dei diritti umani e della lotta alla corruzione attiva e passiva.

Nell'ambito delle società in controllo pubblico, detti adempimenti sono richiamati dal D.Lgs. n. 175/2016 (a livello nazionale) e poi dalla normativa regionale (legge regionale n. 10/2018, art. 2); il programma di responsabilità sociale deve trattare i seguenti temi:

- utilizzo di risorse energetiche, distinguendo fra quelle prodotte da fonti rinnovabili e non rinnovabili, e l'impiego di risorse idriche;

- riduzione delle emissioni di gas ad effetto serra e le emissioni inquinanti in atmosfera;

- impatto, ove possibile sulla base di ipotesi o scenari realistici anche a medio termine, sull'ambiente nonché sulla salute e la sicurezza, associato ai fattori di rischio o ad altri rilevanti fattori di rischio ambientale e sanitario;

- aspetti sociali e attinenti alla gestione del personale, incluse le azioni poste in essere per garantire la parità di genere, le misure volte ad attuare le convenzioni di organizzazioni internazionali e sovranazionali in materia, e le modalità con cui è realizzato il dialogo con le parti sociali;

- rispetto dei diritti umani, le misure adottate per prevenirne le violazioni, nonché le azioni poste in essere per impedire atteggiamenti ed azioni comunque discriminatori;

- lotta contro la corruzione sia attiva sia passiva, con indicazione degli strumenti a tal fine adottati.

Art. 3 - Ridefinizione dei documenti programmatici

L'art. 3 del decreto prevede che, al fine di individuare gli obiettivi gestionali di cui all'art. 2 della legge regionale n. 10/2018, le società controllate devono trasmettere, con riferimento all'anno successivo, entro il 31 ottobre di ogni anno i seguenti documenti:

1 il budget annuale, economico e finanziario di cassa, con allegati la relazione degli amministratori ed il parere del collegio sindacale;

2 il piano industriale su base annuale;

3 la pianta numerica del personale, organigramma e funzionigramma aziendale ed ogni eventuale variazione;

4 i contratti di servizio in essere;

5 la carta dei servizi in essere ed eventuali modifiche ogniqualvolta siano apportate.

Gli atti di cui ai punti 1, 2 e 3 corrispondono in buona parte ai documenti di cui all'art. 33, comma 7, della legge regionale n. 9/2015, rispettivamente PEA, POS e PSP; rispetto a dette disposizioni previgenti, il nuovo decreto per il budget annuale prevede anche il supporto del parere del collegio sindacale.

Pur considerando che il decreto è stato emanato in prossimità della scadenza del 31 ottobre, si evidenzia che i primi tre documenti di cui all'art. 3 del decreto erano, come appena ricordato, già previsti dalla previgente normativa;

al contempo, per la trasmissione dei documenti di cui ai punti 4 e 5, ad evidenza, non sono richieste attività impegnative.

Riguardo al punto 5 dell'art. 3 del decreto, la Carta dei Servizi è il documento con il quale ogni ente erogatore di servizi assume una serie di impegni nei confronti della propria utenza riguardo i propri servizi, le modalità di erogazione degli stessi, gli standard di qualità e informa l'utente sulle modalità di tutela previste. Ciascuna società erogatrice di servizi dovrà dotarsi di una Carta di Servizi, aggiornandola ogniqualvolta intervengano novità nella composizione dei servizi resi.

Art. 6 - Adempimenti vigenti

L'art. 6 del decreto, agli ultimi tre punti, richiama adempimenti già vigenti ed obbligatori per tutte le società ed in particolare:

1. le relazioni trimestrali sull'andamento gestionale della società ai sensi dell'art. 33, co. 7, della legge regionale n. 9/2015;

2. le schede di rilevazione mensile dei costi per le spese per il personale, per gli organi di amministrazione e controllo, per gli affidamenti ai sensi dell'art. 17 del D.Lgs. n. 175/2016 e s.m.i. e per lavori o forniture di beni e servizi.

Ad essi si aggiunge una breve relazione sugli esiti del sistema dei controlli interni della società.

Attività dei collegi sindacali In conclusione, si ritiene necessario richiamare in particolare l'attenzione dei collegi sindacali, quali garanti con funzioni di vigilanza sul rispetto, tra l'altro, delle disposizioni di legge, tra le quali, appunto, si annoverano adesso gli adempimenti di cui all'art. 2 della legge regionale n. 10/2018, oggetto del decreto e della presente circolare.

Si evidenzia, altresì, il ruolo dei sindaci a garanzia del socio Regione. Nè, infine, si può sottacere che il collegio sindacale è soggetto professionalmente qualificato per vigilare anche sull'adeguatezza del sistema dei controlli interni della società, il quale ora risulta disciplinato in generale anche dalla nuova normativa regionale e dal decreto oggetto della presente, che ne costituisce attuazione.

Oltre alle predette evidenze di carattere generale, si segnalano alcune specifiche incombenze, introdotte dal decreto: il collegio sindacale deve rendere il proprio parere su:

- budget annuale, ex art 3, co. 1, lett. a), del decreto;

- dati gestionali, ex art. 4, co. 1, 1^ alinea, del decreto.

Tra gli atti regolamentari interni di cui all'art. 2 del decreto, i collegi sindacali dovranno dedicare particolare attenzione sia al Programma di valutazione del rischio di crisi aziendale ed al relativo regolamento di applicazione del set di indicatori, in quanto elemento fondamentale di presidio per la continuità aziendale, sia all'istituzione dell'Ufficio di controllo interno, al relativo regolamento di funzionamento ed all'effettiva corretta applicazione di detto regolamento, in quanto elemento pregnante e qualificante dell'intero sistema di controllo interno della società.

Il ragioniere generale della Ragioneria generale della Regione: BOLOGNA