Procedura per l'Accreditamento standard dei provider ECM della Regione siciliana

Premessa

Con D.A. n. 2471 del 23 dicembre 2013 è stato adottato il Manuale di accreditamento dei provider della Regione siciliana, emanato ai sensi degli Accordi Stato Regioni del 2009 e del 2012 in tema di Formazione continua in medicina, e con D.A. 1354 del 10 luglio 2017 è stato recepito e adottato l'Accordo Stato Regioni del 2 febbraio 2017 con il Manuale di accreditamento dei provider della Regione siciliana sono stati definiti i requisiti minimi e i relativi standard ritenuti necessari per l'accreditamento di soggetti pubblici e privati (Provider) che intendono erogare formazione continua ai fini ECM ed assegnare direttamente i crediti ai partecipanti.

La richiesta iniziale di accreditamento, presentata dall'aspirante Provider, se accolta, permette di acquisire l'accreditamento provvisorio (1° fase) e dura al massimo 24 mesi. Ai fini dell'accreditamento provvisorio, la Commissione regionale ECM effettua una verifica volta a valutare sia la completezza della documentazione inviata dall'aspirante Provider sia la congruenza della stessa ai requisiti.

L'esito positivo dell'esame della documentazione permetterà al soggetto di acquisire l'accreditamento provvisorio che viene rilasciato con provvedimento regionale.

Il Provider provvisorio deve presentare successiva domanda di accreditamento standard (2° fase) che, se accolta, ha una durata di 4 anni; laddove non venisse presentata tale domanda alla scadenza dei 24 mesi, salvo proroghe, il Provider provvisorio decade automaticamente dalle sue funzioni in ambito ECM.

Per il rilascio dell'accreditamento standard, l'Ente accreditante effettua una visita di verifica finalizzata a verificare il possesso dei requisiti strutturali-organizzativi ed il processo formativo con particolare riferimento agli aspetti della qualità scientifica e didattica.

Questo documento contribuisce a definire le procedure per la conduzione delle visite di verifica nell'ambito dell'accertamento dei requisiti minimi dei Provider ECM della Regione siciliana.

Scopo e campo di applicazione

Il presente documento intende descrivere le modalità per l'avvio e per la gestione del procedimento di accreditamento standard, ivi comprese le procedure per la conduzione delle visite di verifica in situ, necessarie per l'accertamento dei requisiti minimi dei Provider ECM della Regione siciliana.

Le visite di verifica hanno la finalità di accertare la veridicità e l'idoneità dei requisiti dichiarati dal Provider ECM candidato all'accreditamento standard. Le visite di verifica vengono effettuate da un gruppo multiprofessionale definito Team di valutazione.

La procedura è di indirizzo e di supporto a tutti Provider ECM pubblici e privati accreditati che hanno validato la domanda di accreditamento standard mediante la piattaforma Age.Na.S.-Regione Sicilia (http://providersicilia.agenas.it/) e che saranno sottoposti alla visita di verifica.

Accreditamento standard

Il procedimento di accreditamento standard nella Regione siciliana, ai sensi del Manuale di accreditamento dei provider della Regione siciliana e in ottemperanza a quanto previsto dagli Accordi Stato Regioni del 2009, 2012 e 2017, si articola nelle seguenti fasi:

Istanza di accreditamento

- La domanda di Accreditamento standard può essere presentata dai Provider provvisori novanta giorni prima della scadenza dell'accreditamento provvisorio e comunque dopo formale invito da parte della segreteria regionale ECM;

- i Provider interessati all'accreditamento standard dovranno confermare o aggiornare la documentazione prodotta all'atto della domanda di accreditamento provvisorio attraverso apposita apertura dei campi sul sistema informatico dedicato entro 45 giorni dalla notifica dell'apertura degli stessi;

- decorsi inutilmente i termini senza aver presentato domanda di accreditamento standard attraverso apposita validazione sul sistema informatico, il Provider con accreditamento provvisorio non avrà più titolo ad erogare formazione continua e pertanto si avvierà il procedimento amministrativo per la sua esclusione dall'Albo dei Provider provvisori alla notifica della quale sarà inibita ogni funzione sul sistema;

- il Provider, escluso dall'Albo dei Provider provvisori per decorrenza dei termini sopra richiamati, avrà la facoltà di ripresentare la richiesta di accreditamento provvisorio secondo i tempi previsti dalla normativa nazionale vigente.

L'accreditamento provvisorio resta valido fino all'esito (positivo o negativo) da parte della Commissione regionale per la formazione continua alla domanda di accreditamento standard.

Verifica della sussistenza dei requisiti per l'accreditamento standard.

La Regione siciliana, Ente accreditante, con il supporto della Commissione regionale per la formazione continua e della segreteria Agenas, entro 45 giorni dalla domanda, avvia la procedura ispettiva e dà incarico al Team di valutazione di:

1. verificare l'idoneità della documentazione e l'attività ECM svolta dal provider con accreditamento provvisorio;

2. effettuare visite in loco per accertare la corrispondenza dei requisiti e rilevare, se necessario, la necessità di integrare parte di documentazione attraverso il sistema informatico, individuando i termini;

3. stilare una relazione con i risultati della valutazione.

Chiusura del procedimento

La Regione siciliana, sulla base dei risultati della valutazione e della rispondenza dei documenti prodotti a quanto rilevato, a conclusione del procedimento amministrativo emette:

- nel caso di esito positivo, un decreto di accreditamento standard con validità di quattro anni - nel caso di esito negativo, un provvedimento di diniego e contestualmente avvia il procedimento di revoca dell'accreditamento provvisorio.

Aggiorna infine l'Albo nazionale e regionale dei Provider ECM.

Descrizione delle fasi del procedimento di accreditamento standard

Avvio Il provider viene invitato a presentare la domanda di accreditamento standard con apposita comunicazione a cura della segreteria Agenas (vedi all. 1). Il provider dispone di 45 giorni per procedere alla formalizzazione della richiesta di accreditamento standard, pena la decadenza dalla qualifica di provider provvisorio.

In base all'ordine delle istanze pervenute la Segreteria ECM regionale avvia la fase di istruttoria.

Istruttoria

In seguito alla presentazione della domanda di accreditamento standard da parte del provider abilitato, la segreteria Agenas effettuerà una preistruttoria formale di verifica della idoneità della documentazione presente a sistema, conclusa la quale essa provvederà ad inviare comunicazione alla segreteria regionale relativa alla posizione del provider e a rilevare le eventuali criticità.

Visita di verifica

Una volta conclusa la preistruttoria, si procede con l'invio a mezzo pec di una lettera formale al provider in cui si comunica il giorno in cui avverrà la verifica in situ da parte degli appositi incaricati.

La disponibilità alla visita, per la data proposta, deve essere formalizzata dal Provider utilizzando la funzione "comunicazioni" presente nell'apposita area riservata del provider.

Eventuali indisponibilità per la data indicata, devono essere comunicate e motivate entro 10 giorni lavorativi dalla ricezione della stessa tramite la funzione "comunicazioni" sopracitata.

La segreteria, in caso di indisponibilità del provider, stabilirà sulla base dell'organizzazione delle proprie attività, un'ulteriore e inderogabile data di visita. L'intervenuta indisponibilità per entrambe le date comporta una violazione molto grave che, in base all'art. 86 dell'Accordo Stato-Regioni del 2 febbraio 2017 può dare luogo alla revoca definitiva dell'accreditamento provvisorio.

Il mancato riscontro alla lettera formale di invito entro 10 giorni dal ricevimento sarà considerato rifiuto alla visita e darà luogo ad una nuova proposta di data inderogabile. Il mancato riscontro a detta seconda proposta di data comporterà anch'esso la revoca definitiva dell'accreditamento provvisorio.

Eventuali richieste di riapertura del procedimento, appositamente motivate, verranno sottoposte al vaglio della Commissione regionale per la formazione continua.

La verifica della sussistenza dei requisiti ai fini del rilascio dell'accreditamento standard sarà eseguita a cura dell'Ente accreditante da funzionari appositamente incaricati e da un componente della Commissione regionale ECM. In caso di impossibilità a prendere parte alla verifica in situ da parte del componente della Commissione ECM, la sua valutazione sarà comunque garantita da una analisi dei requisiti ex post sulla base del verbale stilato e dei relativi allegati.

Alla visita di verifica parteciperanno:

- due funzionari incaricati dalla Regione preposti all'analisi della documentazione e della rispondenza della stessa a quanto inserito sul sistema informatico e la loro aderenza ai requisiti previsti;

- un funzionario incaricato dalla Regione preposto all'analisi dell'attività di formazione a distanza, qualora richiesta dal provider;

- un componente della Commissione regionale preposto principalmente all'analisi della adeguatezza del Comitato scientifico ed alla sua attività, del rispetto del piano di qualità presentato, della corrispondenza delle attività svolte ai requisiti previsti dal sistema e ad ogni altra attività funzionale alla verifica in corso.

In assenza del componente della Commissione, le attività di sua competenza dovranno essere svolte dai funzionari incaricati presenti.

Il provider dovrà garantire la presenza del rappresentante legale o di un suo delegato munito di delega ai sensi di legge. Inoltre si raccomanda, a tutela del provider, la presenza del responsabile amministrativo, informatico, della qualità e del coordinatore del comitato scientifico. In assenza dei richiamati interlocutori la visita avrà ugualmente luogo.

Nell'occasione, dovranno essere esibiti i documenti originali inseriti nella posizione riservata del provider all'interno del sito ECM

- Age.Na.S Regione Sicilia all'atto della richiesta di accreditamento standard. Oltre alla documentazione di cui sopra, dovranno essere disponibili i seguenti documenti in originale:

- atto di nomina e CV del responsabile di segreteria;

- atto costitutivo e statuto;

- contratti dipendenti e consulenti ramo formazione e rispettivi CV;

- visura camerale aggiornata con modifiche sociali e statuto aggiornati;

- contratti di partenariato e sponsorizzazioni;

- bilancio complessivo degli ultimi 3 anni e budget previsionale;

- estratto del bilancio dedicato alla formazione per gli ultimi 3 anni;

- esperienza formativa dell'ultimo triennio;

- partecipazioni in altre società, se presenti;

- manuale della qualità;

- materiale eventi svolti: a) rilevazione presenze, b) rilevazione apprendimento, c) rilevazione qualità.

Per le attività operative da svolgersi in loco, il provider deve mettere a disposizione dei funzionari presenti, un computer con connessione internet e stampante.

Al termine della visita, verrà rilasciata una copia del verbale di verifica (Allegato A Verbale di visita ispettiva), che dovrà essere sottoscritta dal rappresentante legale o da un suo delegato, dal componente della Commissione regionale e dai funzionari che hanno collaborato per la verifica degli atti.

Il verbale in corrispondenza di ogni requisito previsto permette di specificare la conformità o rilevare eventuali difformità/criticità fornendo la necessaria documentazione integrativa. E' possibile inoltre riportare la valutazione complessiva sulla struttura visitata e annotare le osservazioni da parte degli incaricati e da parte del provider.

Nel caso in cui venissero rilevate delle incongruenze, il Provider potrà sanare le criticità integrando la documentazione mediante l'utilizzo della piattaforma Age.Na.S.-Regione Sicilia entro i termini concessi dal team di verifica o inviare osservazioni relativamente alle criticità non sanabili.

Successivamente all'integrazione del Provider, la segreteria Age.Na.S. procede all'istruttoria della documentazione integrata attraverso la piattaforma Age.Na.S. Regione Sicilia e l'invia per la valutazione di merito ai funzionari e al componente della Commissione incaricati della verifica in situ, i quali predispongono una proposta motivata di accreditamento o di diniego alla Commissione regionale ECM al fine di adottare i provvedimenti conseguenti relativi all'accreditamento standard o di preavviso di rigetto e successivo diniego della domanda.

Il Provider ECM con diniego all'accreditamento standard non ha più titolo ad erogare formazione continua e la Commissione regionale ECM procederà alla sua esclusione dall'Albo dei Provider.

Il Provider escluso dall'Albo per diniego dell'accreditamento standard avrà la facoltà di presentare nuovamente la richiesta di accreditamento provvisorio dopo i tempi previsti dalla normativa nazionale vigente.

Funzionari incaricati delle verifiche in situ

I funzionari preposti alle verifiche saranno individuati dal Dipartimento attività sanitarie e osservatorio epidemiologico tra i soggetti che hanno manifestato la disponibilità a partecipare a tali attività di verifica e che hanno partecipato ad un corso di formazione sulle modalità di esecuzione delle verifiche organizzato dall'ente accreditante.

In linea con quanto previsto dall'Accordo Stato Regioni 2012, al fine di evitare incompatibilità e conflitto di interessi, i professionisti sanitari che operano nelle strutture che erogano prestazioni sanitarie pubbliche o private accreditate non possono essere coinvolti nelle attività di verifica nelle strutture di cui fanno parte.

Non possono partecipare alle attività di verifica altresì i responsabili legali di provider accreditati.

Coloro che ricoprono incarichi formali presso provider accreditati regionali e/o nazionali. (resp. amministrazione, coordinatore comitato scientifico, resp qualità, resp. informatico) dovranno dichiarare l'appartenenza ai sensi della norma sul conflitto di interesse.

Controlli post accreditamento standard

La Regione siciliana, in armonia a quanto previsto dalla normativa vigente, manterrà le funzioni di controllo dei provider anche dopo il provvedimento di accreditamento standard.

Attraverso i propri organismi effettuerà i controlli sul sistema e in situ per verificare lo stato di mantenimento e/o consolidamento dei requisiti e i controlli sugli eventi.

I provider inoltre sono sottoposti alla valutazione della qualità dell'attività formativa erogata (residenziali, formazione sul campo, formazione a distanza) mediante l'Osservatorio regionale per la formazione continua attraverso auditing in loco.

Termini del procedimento

Il procedimento di accreditamento standard si conclude entro 150 giorni dalla data di validazione della domanda con l'inserimento del Provider ECM nell'apposito Albo regionale dei provider standard ECM oppure con il provvedimento di diniego.

Responsabile del procedimento è il dirigente del servizio 2 "Formazione e comunicazione" Dipartimento attività sanitarie e osservatorio epidemiologico," telefono 091-7079200.